Im EU- und EFTA-Raum von der Schweiz aus einstellen

Für einen Schweizer Arbeitgeber kann «in der EU einstellen» zwei verschiedene Projekte meinen. Das eine ist ein zeitlich begrenzter Auslandseinsatz einer bestehenden Schweizer angestellten Person. Das andere ist die Zusammenarbeit mit einer Person, die bereits in einem EU- oder EFTA-Staat lebt und arbeitet. Im ersten Fall kann die Entsendeausnahme die Schweizer Sozialversicherung vorübergehend fortführen. Im zweiten Fall beginnt die Prüfung grundsätzlich bei den Regeln des Erwerbsstaates.

Schnelle Antwort

Schritt 1: vorübergehenden und lokalen Fall trennen

Die Eidgenössische Ausgleichskasse beschreibt eine Entsendung als vorübergehenden, zeitlich abgegrenzten Einsatz in einem anderen Staat. Zu den Voraussetzungen gehören mindestens ein Monat vorherige Schweizer Versicherung, kein Ersatz einer bereits entsandten Person, ein fortbestehendes Arbeits- und Lohnverhältnis mit dem Schweizer Arbeitgeber und die Erwartung, dass die Person nach dem Einsatz weiter für diesen Arbeitgeber tätig ist.

Regelmässige oder unbefristete Arbeit in mehreren Staaten ist eine andere Kategorie, oft Mehrfachtätigkeit genannt. Eine Neuanstellung, die dauerhaft aus einem ausländischen Staat arbeitet, ist nochmals anders. Vor der Prozesswahl sind Staatsangehörigkeit, gewöhnlicher Arbeitsstaat, alle erwarteten Arbeitsorte, Dauer, Aufgaben, Berichtslinie und Lohnzahlung zu dokumentieren.

Schritt 2: Sozialversicherung und A1 richtig behandeln

Die Schweiz wendet die Verordnungen 883/2004 und 987/2009 mit EU-Staaten über das Freizügigkeitsabkommen an. Das revidierte EFTA-Übereinkommen wendet dieselben Koordinationsregeln zwischen der Schweiz und Island, Liechtenstein und Norwegen an. Die zwei Regelwerke sind getrennt. Das BSV weist darauf hin, dass kein Dachübereinkommen einen gleichzeitig die Schweiz, einen EU-Staat und einen EFTA-Staat betreffenden Sachverhalt verbindet.

Bei einer berechtigten Entsendung aus der Schweiz in einen EU- oder EFTA-Staat stellt der Arbeitgeber den Antrag über ALPS bei der zuständigen AHV-Ausgleichskasse. Sind die Voraussetzungen erfüllt, stellt die Kasse eine A1-Bescheinigung aus, welche die weitere Anwendung des Schweizer Sozialversicherungsrechts bestätigt.

Die ordentliche Höchstdauer beträgt 24 Monate. Wird mehr Zeit benötigt, kann das BSV eine Ausnahmevereinbarung mit der ausländischen Behörde nach Artikel 16 der Verordnung 883/2004 anstreben. Eine Einigung ist nicht garantiert. Laut BSV wird dieser Weg nach aktueller Schweizer Praxis nur gewählt, wenn die gesamte Entsendung fünf bis sechs Jahre nicht überschreitet. Beantragt werden sollte der tatsächlich erwartete Zeitraum, statt 24 Monate als automatischen Verlängerungspunkt zu behandeln.

Auch Geschäftsreisen brauchen eine Sozialversicherungsprüfung

Arbeitsrechtliche Entsendung und sozialversicherungsrechtliche Entsendung sind nicht derselbe Test. Laut Leitfaden der Europäischen Kommission fällt eine Person, die ohne Dienstleistung an Konferenz, Meeting, Messe oder Schulung teilnimmt, nicht unter die Entsenderichtlinien. Derselbe Leitfaden sagt, dass die Sozialversicherungsverordnungen keine allgemeine Ausnahme für Geschäftsreisen enthalten: Der Arbeitgeber soll die zuständige Stelle im Heimatstaat informieren und A1 nach Möglichkeit vorab beantragen.

Der sichere Ablauf lautet deshalb:

1. klären, ob die Person im Gastland eine Dienstleistung erbringt oder produktiv arbeitet;
2. bei der Schweizer Ausgleichskasse auch für eine kurze Geschäftsreise die richtige A1-Behandlung erfragen;
3. getrennt die Aufenthalts-, Berufs- und Arbeitsmeldevorschriften des Gastlandes prüfen; und
4. Reiseplan, Zweck, Gastgeber, Daten, A1 und lokale Bestätigungen aufbewahren.

Schritt 3: Entsenderegeln des Ziellandes prüfen

Eine A1-Bescheinigung beantwortet, welches Sozialversicherungsrecht gilt. Sie erteilt für sich allein keine Arbeitsberechtigung, erledigt keine arbeitsrechtliche Meldung, bestimmt keinen Lohn und entscheidet nicht, welche Arbeitsbedingungen des Gastlandes gelten.

EU-Quellen beschreiben Melde-, Kontakt-, Dokumentations- und Arbeitsbedingungen im Entsenderahmen. Ein Schweizer Unternehmen sollte dennoch das offizielle Portal des Ziellandes direkt prüfen. Die Richtlinie 96/71/EG ist auf Unternehmen mit Sitz in einem Mitgliedstaat zugeschnitten, während Unternehmen aus Drittstaaten nicht günstiger behandelt werden dürfen. Der genaue Weg für einen Schweizer Dienstleister hängt deshalb vom Recht des Ziellandes und den anwendbaren Vereinbarungen Schweiz-EU ab.

Vor Arbeitsbeginn sind zu klären:

• ob die Tätigkeit eine grenzüberschreitende Dienstleistung nach lokalem Entsenderecht ist;
• ob Meldung, Arbeitsbewilligung oder Branchenregistrierung nötig sind;
• Regeln zu Entlöhnung, Arbeitszeit, Ferien, Gesundheit, Sicherheit, Unterkunft und Spesen;
• Anforderungen an Unterlagen, Übersetzung, Aufbewahrung und Kontaktperson;
• reglementierte Berufe oder branchenspezifische Regeln; und
• Schwelle und Folgen einer langfristigen Entsendung in diesem Land.

Zu verwenden sind das offizielle Entsendeportal oder die Verbindungsstelle des Ziellandes. Die SECO-Formulare für Entsendungen in die Schweiz sind nicht für einen Einsatz aus der Schweiz bestimmt.

Schritt 4: Modell für eine neue lokal ansässige Person wählen

Lebt eine Person bereits in Deutschland, Frankreich, Polen oder einem anderen EU-/EFTA-Staat und arbeitet dort dauerhaft, sollten die Fakten nicht in die vorübergehende Entsendung gezwängt werden. Stattdessen werden die tatsächlichen Optionen verglichen.

Gemäss allgemeinem ILO-Leitfaden sollen die tatsächliche Arbeitsleistung und Vergütung gegenüber dem Vertragslabel massgeblich sein. Kontrolle, Eingliederung, feste Arbeitszeit oder fester Arbeitsort, periodische Zahlung, Kontinuität und finanzielles Risiko sind mögliche Indikatoren. Der verbindliche Statustest und seine Folgen stammen aus dem Land der Person. Deshalb sind Vertrag und gelebter Alltag zu prüfen.

Ein EOR kann geprüft werden, wenn eine Anstellung die richtige Beziehung ist, aber kein lokaler Konzernarbeitgeber verfügbar ist. Die datierte EOR-Anleitung von Deel verlangt unter anderem Arbeitsland, Typ EOR Employee, Arbeitsort, Stellenbezeichnung, Seniorität und Aufgabenbeschreibung. Bestimmte Rollen sind ausgeschlossen. Das stützt die Prüfung für das genaue Land und die genaue Rolle, nicht die Annahme einer pauschalen EU-/EFTA-Abdeckung.

Ein EOR ersetzt den Entsendeprozess einer bestehenden Schweizer angestellten Person nicht, bestätigt keinen Contractor-Status und entscheidet nicht über die Steuerposition des Schweizer Unternehmens. Zu vergleichen sind Gesamtkosten, Arbeitgebergesellschaft, Leistungen, Vertragsänderungen, Unterstützung bei Beendigung, Datenbearbeitung und Ausstieg. Passt ein EOR nach diesem Vergleich, die Beratungsseite von Deel öffnen und zu Land sowie Rolle anfragen (öffnet in neuem Tab).

Schritt 5: Betriebsstätte getrennt prüfen

Das Anstellungsmodell entscheidet nicht, ob das Schweizer Unternehmen im Ausland eine steuerliche Präsenz begründet. Laut Staatssekretariat für internationale Finanzfragen beschränkt ein Doppelbesteuerungsabkommen die Besteuerungsrechte, während das innerstaatliche Recht die Grundlage für die Besteuerung liefert. Zu prüfen sind das aktuelle Abkommen, lokales Recht und die tatsächlichen Aufgaben.

Das OECD-Update zum Musterabkommen vom November 2025 sagt, dass Homeoffice unter 50 Prozent der gesamten Arbeitszeit in einem relevanten Zwölfmonatszeitraum die Wohnung grundsätzlich nicht zu einer Geschäftseinrichtung des Unternehmens macht, sofern andere Tatsachen nicht dagegensprechen. Ab 50 Prozent zählen sämtliche Tatsachen und Umstände, darunter ein geschäftlicher Grund für die Arbeit in diesem Staat. Dies ist ein Musterkommentar, kein allgemeiner Safe Harbour.

Die Analyse ist zu vertiefen, wenn die Person Verträge verhandelt oder abschliesst, die Hauptrolle bei Vertragsabschlüssen spielt, lokale Mitarbeitende führt, Kundschaft vor Ort bedient, Waren hält oder an einem Ort arbeitet, den das Unternehmen faktisch verlangt oder kontrolliert. Das sind Prüfauslöser, keine Schlussfolgerung.

Praktische Entscheidungsakte

Für jedes Land und jede Person sind aufzubewahren:

• Einordnung als Entsendung, Geschäftsreise, Mehrfachtätigkeit oder lokale Zusammenarbeit;
• Staatsangehörigkeit, Arbeitsorte, Einsatzdaten und erwartete Anschlussarbeit;
• A1-Antrag, Entscheid und Ablaufdatum;
• Meldung oder Bewilligung des Ziellandes samt Nachweis;
• lokal bestätigte Lohn- und Arbeitsbedingungen;
• Employee- oder Contractor-Analyse bei einer neuen Zusammenarbeit;
• rechtlicher Arbeitgeber bei Gesellschaft oder EOR und Aufgabenmatrix;
• verantwortliche Person für Betriebsstätten- und Unternehmenssteuerprüfung;
• Annahmen zu Gesamtkosten, Verlängerung, Beendigung und Ausstieg; und
• Primärquellen, erhaltene Beratung und nächster Prüftermin.

Beispiel: befristetes Projekt und getrennte lokale Anstellung

Ein Basler Unternehmen schickt eine bestehende angestellte Person für ein viermonatiges Kundenprojekt nach Deutschland. Es prüft die Schweizer Entsendevoraussetzungen, beantragt A1 und klärt im offiziellen deutschen Portal Tätigkeit, Meldung und Arbeitsbedingungen. Unabhängig davon will es eine Produktdesignerin rekrutieren, die bereits in Polen lebt und arbeitet. Dieser zweite Fall wird nicht als Teil der deutschen Entsendung behandelt. Das Unternehmen vergleicht eine polnische Konzerngesellschaft, eine echte Contractor-Beziehung anhand der tatsächlichen Arbeit und einen EOR mit bestätigter Rollenzulässigkeit in Polen. Beide Fälle erhalten eine eigene Betriebsstättenprüfung.

Wichtige Begriffe

Wichtige Begriffe

Angestellte Person

Eine Person, die über einen lokalen Arbeitsvertrag beschäftigt wird, wobei der Arbeitgeber für Lohnabrechnung, Sozialabgaben und die Einhaltung des lokalen Arbeitsrechts verantwortlich ist.

Contractor (Selbstständige Person)

Eine selbstständige Person oder ein Unternehmen, das für bestimmte Leistungen auf Basis eines Dienst- oder Werkvertrags beauftragt wird, ohne den arbeitsrechtlichen Schutz oder die Lohnabrechnungspflichten, die für Angestellte gelten.

Employer of Record (EOR)

Ein Drittanbieter, der eine Person im Auftrag eines Kundenunternehmens rechtlich anstellt, in einem Land, in dem das Kundenunternehmen keine eigene Gesellschaft hat, und dabei lokale Lohnabrechnung, Verträge und Compliance übernimmt.

Betriebsstätte

Ein steuerlicher Begriff für eine feste Geschäftseinrichtung oder ausreichende Geschäftstätigkeit in einem Land, die für ein ausländisches Unternehmen lokale Unternehmenssteuerpflichten auslösen kann.

Scheinselbstständigkeit

Die Behandlung einer Person als Contractor, obwohl das lokale Recht sie aufgrund der tatsächlichen Arbeitsbeziehung als Angestellte einstufen würde, was Steuernachforderungen, Bussgelder und arbeitsrechtliche Ansprüche nach sich ziehen kann.

Schlusscheckliste

• Entsendung, Geschäftsreise, Mehrfachtätigkeit und neue lokale Zusammenarbeit trennen.
• Vor Reise- oder Arbeitsbeginn die richtige A1-Route bei der Schweizer Ausgleichskasse klären.
• Den offiziellen Entsendeweg des Ziellandes nutzen, nicht die Schweizer Formulare für eingehende Entsendungen.
• Persönlichen Geltungsbereich und gemischte EU-/EFTA-Fakten prüfen.
• Bei einer neuen Zusammenarbeit Gesellschaft, Contractor und EOR nach lokalem Recht vergleichen.
• Betriebsstätte unabhängig vom Anstellungsmodell prüfen.
• Quellen, Entscheide, Verantwortliche, Ablaufdaten und nächsten Prüftermin festhalten.
• Bleibt eine Anstellung über EOR passend, Deel über die Beratungsseite zu Länder- und Rollenanforderungen befragen (öffnet in neuem Tab) und das endgültige Angebot mit einer Alternative vergleichen.