Im EU-Raum einstellen von Österreich aus

Ein österreichisches Unternehmen sollte beim Einstellen oder Einsetzen einer Person in einem anderen EU-Land zuerst das Arbeitsmuster bestimmen. Drei Situationen, die im Organigramm ähnlich aussehen können, führen zu unterschiedlichen Verfahren: eine vorübergehende Entsendung aus Österreich, eine dauerhafte Tätigkeit in einem anderen Land und eine gewöhnliche Aufteilung der Arbeit zwischen Österreich und dem Wohnstaat.

Die Unterscheidung ist wichtiger als die Vertragsbezeichnung. PD A1 ist ein Nachweis zum anwendbaren Sozialversicherungsrecht in einem qualifizierenden grenzüberschreitenden Fall. Sie ist keine allgemeine internationale Arbeitsbewilligung und ersetzt keine arbeits- oder entsenderechtlichen Anforderungen des Aufnahmestaats.

Arbeitet die Person ausserhalb von EU und EWR, gilt der separate Ratgeber zur Einstellung ausserhalb der EU, weil andere Koordinationswege zu prüfen sind.

Schnelle Antwort nach Arbeitsmuster

Die Europäische Kommission behandelt Reisen zu Sitzungen, Konferenzen, Messen oder Schulungen als Geschäftsreise statt als Entsendung, wenn die Person im Aufnahmestaat keine Dienstleistung erbringt. Nach derselben Information sollte der Arbeitgeber trotzdem PD A1 beantragen und die Verwaltung des Aufnahmestaats soweit möglich informieren. Dies vor der Reise prüfen; die Dauer allein entscheidet die Einordnung nicht.

Ist es eine vorübergehende Entsendung aus Österreich?

Das österreichische Unternehmensserviceportal (USP), aktualisiert am 27. Juli 2026, nennt die Bedingungen für den Verbleib einer entsandten Person in der österreichischen Sozialversicherung. Dazu gehören die Unterstellung unter die Rechtsvorschriften des Entsendestaats während des unmittelbar vorausgehenden Monats, eine voraussichtliche Dauer von höchstens 24 Monaten, keine Ablösung einer anderen entsandten Person, die Ausführung auf Rechnung des entsendenden Unternehmens, eine nennenswerte Tätigkeit dieses Unternehmens in Österreich und kein zweites Beschäftigungsverhältnis im Arbeitsstaat.

Diese Bedingungen sind anhand der tatsächlichen Gestaltung zu prüfen. Die interne Bezeichnung als vorübergehender Einsatz belegt nicht, dass jede Voraussetzung erfüllt ist.

Wie wird die österreichische PD A1 beantragt?

Das USP hält fest, dass Anträge auf eine österreichische Entsendebescheinigung ausschliesslich über ELDA übermittelt werden. Dazu stehen kompatible Lohnverrechnungssoftware, ELDA-Software und ELDA Online zur Verfügung. Der Antrag sollte die tatsächlichen Anfangs- und Enddaten sowie die richtige grenzüberschreitende Kategorie wiedergeben.

Die sozialversicherungsrechtlichen 24 Monate sind nicht mit dem arbeitsrechtlichen Zeitplan für Entsendungen gleichzusetzen. Die Europäische Kommission unterscheidet die zwingenden Arbeitsbedingungen des Aufnahmestaats, die Behandlung als Langzeitentsendung nach 12 Monaten oder nach 18 Monaten bei begründeter Meldung und die sozialversicherungsrechtliche Entsendedauer von bis zu 24 Monaten. Eine Verlängerung der Sozialversicherung über 24 Monate hinaus erfolgt nicht automatisch und setzt eine Vereinbarung der zuständigen Stellen voraus.

Was ist im Aufnahmestaat zusätzlich zu erledigen?

PD A1 betrifft die Sozialversicherung. Der österreichische Arbeitgeber muss zusätzlich die offizielle Entsende-Webseite des Landes prüfen, in dem die Arbeit stattfindet. Nach den Informationen der Europäischen Kommission ist der zuständigen Stelle des Aufnahmestaats normalerweise vor Beginn oder spätestens bei Beginn eine Entsendemeldung zu übermitteln. Geforderte Angaben und akzeptierte Sprache unterscheiden sich je nach Land.

Der Arbeitgeber sollte ausserdem die anwendbaren Regeln des Aufnahmestaats zu Entgelt, Arbeitszeit, Urlaub, Arbeitssicherheit und weiteren zwingenden Bedingungen mit den österreichischen Bedingungen vergleichen. Sind die österreichischen Bedingungen günstiger, sollen sie nach den Informationen der Kommission weitergelten. Bei einer Entsendung von mehr als vier aufeinanderfolgenden Wochen sollte die Person vor der Abreise bestimmte Informationen schriftlich erhalten, darunter Zielland, Dauer, Entgelt, Zulagen, Kostenerstattung und einen Link zur offiziellen Entsende-Webseite.

A1-Antrag und Meldung im Aufnahmestaat sind parallele Arbeitsstränge. Der Abschluss des einen erledigt den anderen nicht.

Ist es eine dauerhafte Tätigkeit in einem anderen EU-Land?

Eine Person, die für eine unbefristete Tätigkeit aus ihrem Wohnstaat eingestellt wird, wird normalerweise nicht aus Österreich entsandt. Nach dem gewöhnlichen Ausgangspunkt des EU-Sozialversicherungsrechts gilt das Land, in dem die Person tatsächlich arbeitet. Die Europäische Kommission erläutert, dass der Arbeitgeber sich beim Sozialversicherungsträger dieses Landes registriert und dort Beiträge entrichtet, auch wenn das Unternehmen anderswo sitzt.

Diese Information bedeutet nicht, dass die direkte Anstellung in jedem Land administrativ einfach ist. Vor einem Angebot klären:

• Kann das österreichische Unternehmen sich als ausländischer Arbeitgeber registrieren und ohne lokale Gesellschaft Lohn abrechnen?
• Welche Arbeitsbedingungen und zwingenden Schutzbestimmungen gelten für die Stelle?
• Welche Lohnsteuer-, Melde- und weiteren Arbeitgeberpflichten bestehen?
• Können die Aufgaben der Person eine steuerliche Präsenz für das österreichische Unternehmen begründen?

Das anwendbare Arbeitsrecht und zwingende Schutzbestimmungen durch qualifizierte lokale Beratung bestimmen lassen, bevor sich das Unternehmen auf eine Klausel zur Wahl österreichischen Rechts verlässt. Die blosse Wahl österreichischen Rechts ersetzt die länderspezifische arbeitsrechtliche Prüfung nicht.

Ist es gewöhnliche grenzüberschreitende Telearbeit?

Arbeitet eine Person regelmässig in Österreich und im Homeoffice eines anderen EU-Lands, gelten die Regeln zur Mehrstaatentätigkeit statt der gewöhnlichen Entsendungsanalyse. Die österreichische Sozialversicherung erläutert, dass nach der gewöhnlichen Regel eine Tätigkeit von mindestens 25 Prozent im Wohnstaat die sozialversicherungsrechtliche Zuständigkeit dorthin verlagern kann, vorbehaltlich der Prüfung durch den Träger.

Die Rahmenvereinbarung zur grenzüberschreitenden Telearbeit eröffnet einen anderen Weg. Bei gewöhnlicher Telearbeit von 25 bis unter 50 Prozent der Gesamtarbeitszeit können Arbeitgeber und angestellte Person gemeinsam beantragen, dass weiterhin das Recht des Arbeitgeberstaats gilt, wenn beide Staaten die Vereinbarung unterzeichnet haben und die weiteren Bedingungen erfüllt sind. Österreich nimmt seit dem 1. Juli 2023 teil. Der belgische Föderale Öffentliche Dienst führt als Verwahrstaat die aktuelle Liste. Vor dem Verlass auf diesen Weg dort den Wohnstaat prüfen.

Für einen Antrag auf Anwendung österreichischen Rechts nennt die österreichische Sozialversicherung den Dachverband der Sozialversicherungsträger als zuständige österreichische Stelle. Eine genehmigte Regelung kann jeweils bis zu drei Jahre gelten und verlängert werden; danach stellt der österreichische Träger PD A1 aus. Dies ist ein Antragsverfahren, keine automatische Ausnahme.

Welches Anstellungsmodell passt zur dauerhaften Tätigkeit?

Für eine dauerhafte lokale Tätigkeit die im konkreten Land verfügbaren rechtmässigen Strukturen vergleichen. Der Entscheidungsrahmen für Angestellte, Contractor und EOR bietet einen strukturierten Vergleich von Prüfungsschritten und Kosten.

Direkte Anstellung

Die EU-Information bestätigt, dass ein Arbeitgeber sich im Sozialversicherungssystem eines Landes registrieren muss, obwohl sein Unternehmen dort nicht ansässig ist. Ob dieses Land die geplante direkte Anstellung ohne lokale Gesellschaft zulässt und welche weiteren Registrierungen nötig sind, ist gesondert zu prüfen. Die EU-Koordination bestimmt das anwendbare Sozialversicherungssystem; sie erledigt nicht die arbeits-, lohnabrechnungs-, steuer- oder gesellschaftsrechtlichen Registrierungen.

Echte Selbstständigkeit

Ein Contractor-Modell kann zu einer tatsächlich unabhängigen Geschäftsbeziehung passen. Die zuständige Behörde oder lokale Rechtsberatung sollte die Einstufungsregeln des Ziellands anhand der gelebten Arbeitsweise prüfen. Die massgeblichen Kriterien unterscheiden sich je nach Land. Ein Dienstleistungsvertrag und eine österreichische Rechnungsadresse sollten deshalb nicht als ausreichender Nachweis einer selbstständigen Tätigkeit behandelt werden.

Employer of Record

Im EOR-Modell von Deel tritt Deel für eine akzeptierte lokale Stelle als rechtlicher Arbeitgeber auf, während die Person Leistungen für das Kundenunternehmen erbringt. Die am 7. August 2026 aktualisierte Anleitung beschreibt dieses Vertragsmodell. Scheint die Struktur passend, die Beratungsseite von Deel öffnen und zum geplanten EU-Land sowie zur Tätigkeit anfragen (öffnet in neuem Tab).

Vor der Entscheidung von jedem EOR die anstellende Gesellschaft, akzeptierten Aufgaben, Verteilung der Verantwortlichkeiten, vollständigen länderspezifischen Kosten, Leistungen, Kautionen und Kosten bei Beendigung schriftlich bestätigen lassen. Ein EOR-Vertrag belegt weder die Unterstützung jeder Tätigkeit noch die Übertragung sämtlicher Kundenrisiken.

Ein EOR kann für wenige dauerhafte lokale Stellen passen, wenn Anbieter, Land und Aufgaben zusammenpassen. Er kann unpassend sein für eine vorübergehende österreichische Entsendung, eine nicht unterstützte Tätigkeit oder ein wachsendes Team, für das direkte Registrierung oder eine lokale Gesellschaft besser geeignet ist. Tatsächliche Angebote statt einer Grundgebühr vergleichen.

Könnte die Tätigkeit eine Betriebsstätte begründen?

Das OECD-Update vom November 2025 ergänzt den Kommentar zu Artikel 5 um ausführliche Beispiele zur grenzüberschreitenden Arbeit im Homeoffice. Die Arbeitszeit ist ein Faktor. Bei weniger als 50 Prozent der Gesamtarbeitszeit in einem massgeblichen Zwölfmonatszeitraum gilt ein Homeoffice nach dem Kommentar im Allgemeinen nicht als Geschäftseinrichtung des Unternehmens, sofern nicht andere Tatsachen und Umstände dagegensprechen. Ab 50 Prozent richtet sich die Beurteilung nach allen Tatsachen und Umständen; ein geschäftlicher Grund für die Anwesenheit in diesem Staat ist dabei ein wichtiger Gesichtspunkt.

Dies ist ein Kommentar zum Musterabkommen, keine allgemeine Befreiung und kein Ersatz für das anwendbare Abkommen und nationale Recht. Eine Steuerberatung sollte die tatsächlichen Aufgaben, eine Befugnis zur Verhandlung oder zum Vertragsabschluss, Kundenkontakt, Arbeitsort sowie die aktuellen Positionen Österreichs und des Ziellands prüfen. Das Anstellungsmodell entscheidet diese Frage nicht.

Wichtige Begriffe

Wichtige Begriffe

Angestellte Person

Eine Person, die über einen lokalen Arbeitsvertrag beschäftigt wird, wobei der Arbeitgeber für Lohnabrechnung, Sozialabgaben und die Einhaltung des lokalen Arbeitsrechts verantwortlich ist.

Contractor (Selbstständige Person)

Eine selbstständige Person oder ein Unternehmen, das für bestimmte Leistungen auf Basis eines Dienst- oder Werkvertrags beauftragt wird, ohne den arbeitsrechtlichen Schutz oder die Lohnabrechnungspflichten, die für Angestellte gelten.

Employer of Record (EOR)

Ein Drittanbieter, der eine Person im Auftrag eines Kundenunternehmens rechtlich anstellt, in einem Land, in dem das Kundenunternehmen keine eigene Gesellschaft hat, und dabei lokale Lohnabrechnung, Verträge und Compliance übernimmt.

Betriebsstätte

Ein steuerlicher Begriff für eine feste Geschäftseinrichtung oder ausreichende Geschäftstätigkeit in einem Land, die für ein ausländisches Unternehmen lokale Unternehmenssteuerpflichten auslösen kann.

Scheinselbstständigkeit

Die Behandlung einer Person als Contractor, obwohl das lokale Recht sie aufgrund der tatsächlichen Arbeitsbeziehung als Angestellte einstufen würde, was Steuernachforderungen, Bussgelder und arbeitsrechtliche Ansprüche nach sich ziehen kann.

Das Glossar dient der allgemeinen Orientierung. Länderspezifische Definitionen und Pflichten sind gesondert zu bestätigen.

Checkliste

• Festhalten, wo die Person physisch arbeitet, wie oft und für wie lange.
• Das Muster als Entsendung, dauerhafte Tätigkeit in einem ausländischen Staat oder gewöhnliche Mehrstaatentätigkeit einordnen.
• Bei einer Entsendung den Antrag über ELDA sowie Meldung und Prüfung der Arbeitsbedingungen im Aufnahmestaat erledigen.
• Bei gewöhnlicher Telearbeit eine formelle Festlegung zur Mehrstaatentätigkeit einholen oder, soweit verfügbar, einen Antrag nach der Rahmenvereinbarung stellen.
• Bei einer dauerhaften lokalen Tätigkeit direkte Anstellung, echte Selbstständigkeit und EOR anhand länderspezifischer Beratung und vollständiger Angebote vergleichen.
• Lohnabrechnung, Lohnsteuer und Betriebsstätte gesondert beurteilen.
• Länderspezifische EOR-Details über die Beratungsseite von Deel anfragen (öffnet in neuem Tab), wenn die rechtliche Arbeitgeberrolle weiterhin passend erscheint.