A1-Bescheinigung: wann nötig, wer sie in DE, AT, CH ausstellt

Die A1-Bescheinigung (Portable Document A1, PD A1) ist das EU-Formular, das festhält, welches Sozialversicherungsrecht für eine Person gilt, die in einem anderen EU-, EWR- oder Schweizer Staat tätig ist. Sie wird von der Sozialversicherungsstelle des Staates ausgestellt, dessen Recht weiter gilt, und kommt bei der Entsendung nach Artikel 12 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004, bei der Tätigkeit in mehreren Staaten nach Artikel 13 und bei individuellen Ausnahmen nach Artikel 16 zum Einsatz. Ausstellende Stelle ist in Deutschland typischerweise die Krankenkasse, der Rentenversicherungsträger oder die DVKA, in Österreich der Krankenversicherungsträger über ELDA und in der Schweiz die AHV-Ausgleichskasse über ALPS.

Kurzantwort

Was bescheinigt die A1-Bescheinigung genau?

Die A1-Bescheinigung ist laut Your Europe eine Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften (englisch “Statement of applicable legislation”). Sie teilt den Behörden des anderen Staates mit, dass die Person im Heimatsystem sozialversichert bleibt und Beiträge nur dort anfallen. Das BSV formuliert es ebenso: Die A1 bescheinigt, welches nationale Recht gilt und dass Beiträge nur im ausstellenden Staat geschuldet sind.

Die FAQ der Kommission ergänzt, dass das Dokument Arbeitgeber, Entsendezeitraum und die Weitergeltung der Rechtsvorschriften des Entsendestaats nennt. Es bindet den Träger des Einsatzstaats, solange es nicht widerrufen oder für ungültig erklärt wurde (Artikel 5 Absatz 1 der Verordnung 987/2009). Seit dem 1. November 2026 verlangt Artikel 19 Absatz 3 der Verordnung 987/2009, eingefügt durch die Verordnung (EU) 2026/2359, dass ein Träger, der um eine solche Bescheinigung gebeten wird, die maßgeblichen Tatsachen prüft und bestätigt, dass die darin enthaltenen Angaben richtig sind.

Die A1-Bescheinigung ist also ein Sozialversicherungsdokument. DVKA und BSV weisen beide darauf hin, dass das Verfahren nur die Sozialversicherung betrifft, nicht das Steuerrecht. Die ausgewerteten Quellen beschreiben sie nicht als Bewilligung; Arbeitsbewilligungen, Aufenthaltsregeln, Einkommensteuer und Betriebsstätte sind getrennt zu prüfen. Zur Betriebsstätte siehe Betriebsstätte durch Homeoffice im Ausland.

Wann brauchen Sie eine A1-Bescheinigung bei Entsendung oder Dienstreise?

Bei einer Entsendung belässt Artikel 12 Absatz 1 der Verordnung 883/2004 (in der durch die Verordnung (EU) Nr. 465/2012 geänderten Fassung) die beschäftigte Person im System des Entsendestaats, sofern die voraussichtliche Dauer der Arbeit 24 Monate nicht überschreitet und die Person nicht eine andere entsandte Person ablöst. Laut Your Europe beantragt der Arbeitgeber die A1-Bescheinigung, und der Höchstzeitraum darauf beträgt 24 Monate. Das österreichische USP nennt weitere Voraussetzungen, darunter einen Monat Versicherung nach österreichischem Recht unmittelbar vor der Entsendung. Ab dem 2. November 2028 ersetzt die Verordnung (EU) 2026/2359 Artikel 12 sowie Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung 987/2009: Wer mit Blick auf eine Entsendung eingestellt wird, muss dann unmittelbar vor Beschäftigungsbeginn mindestens drei Monate dem Recht des Entsendestaats unterlegen haben.

Dienstreisen sind der Graubereich. Der Praxisleitfaden der Kommission (Fassung 2019) sagt, dass Reisen zu Konferenzen, Besprechungen, Messen oder Schulungen keine Entsendung im Sinne der Entsenderichtlinien sind. Für die Koordinierung der sozialen Sicherheit müsse der Arbeitgeber aber bei jeder grenzüberschreitenden Arbeitstätigkeit den Heimatstaat, wenn möglich im Voraus, unterrichten und ein PD A1 einholen, auch wenn sie nur von kurzer Dauer sei, und die Verordnungen sähen keine Ausnahme für Dienstreisen vor. Eine Fußnote ergänzt, dass die Formalitäten bei Dienstreisen 2019 diskutiert wurden.

Aus dieser Diskussion ist die Verordnung (EU) 2026/2359 hervorgegangen, die am 27. Oktober 2026 im Amtsblatt veröffentlicht wurde und seit dem 1. November 2026 in Kraft ist. Nach ihrem neuen Artikel 15 Absatz 1b der Verordnung 987/2009 entfällt die Pflicht, den zuständigen Träger zu informieren und die Bescheinigung zu beantragen, bei Dienstreisen und, außerhalb des Baugewerbes, bei Tätigkeiten von insgesamt höchstens drei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen innerhalb von 30 aufeinanderfolgenden Tagen. Eine Dienstreise ist definiert als zeitlich begrenzte Tätigkeit im Geschäftsinteresse des Arbeitgebers, die Dienstleistungen und Warenlieferungen ausschließt, aber Besprechungen, Konferenzen, Seminare und Schulungen einschließt. Nach den geänderten Anwendungsterminen gelten diese Bestimmungen erst ab dem 2. November 2028; bis dahin bleiben die oben beschriebenen Regeln maßgeblich. Wie und ab wann die Änderungen für die Schweiz und die EWR-Staaten wirken, wurde nicht geprüft.

Die Praxis unterscheidet sich je Land:

• Deutschland: Bei kurzen Dienst- oder Geschäftsreisen von bis zu sieben Tagen kann die A1-Bescheinigung laut Deutscher Rentenversicherung im Bedarfsfall nachträglich beantragt werden. Für Frankreich, Österreich und die Schweiz empfiehlt sie die Beantragung im Voraus. Das ist eine Frist-Option, keine Befreiung.
• Schweiz: Das BSV hält in seiner Antwort von 2019 fest, dass keine Regel eine Mindestdauer vorsieht, unter der keine A1 nötig wäre, selbst bei wenigen Stunden. Eine Beantragung im Voraus für sehr kurze einmalige Reisen erscheine in den meisten Fällen unverhältnismäßig, außer wo Sanktionen drohen (genannt werden Frankreich und Österreich); regelmäßig wiederkehrende kurze Reisen seien als Tätigkeit in mehreren Staaten zu beurteilen.

Da das BSV-Papier von 2019 stammt, bestätigen Sie den aktuellen Stand bei der ausstellenden Stelle.

Was gilt bei Arbeit in mehreren Ländern?

Nach Artikel 13 Absatz 1 der Verordnung 883/2004 in der durch die Verordnung (EU) Nr. 465/2012 geänderten Fassung unterliegt eine Person, die gewöhnlich in zwei oder mehr Mitgliedstaaten arbeitet, dem Recht des Wohnstaats, wenn sie dort einen wesentlichen Teil ihrer Tätigkeit ausübt. Andernfalls gilt für eine Person mit einem Arbeitgeber das Recht des Staates, in dem dieser seinen Sitz oder Geschäftssitz hat; für mehrere Arbeitgeber gibt es gesonderte Regeln. Artikel 14 Absatz 8 der Verordnung 987/2009 beschreibt einen wesentlichen Teil als quantitativ erheblichen, nicht notwendigerweise überwiegenden Teil, bemessen nach Arbeitszeit und/oder Vergütung, und wertet einen Anteil unter 25 Prozent als Indiz, dass kein wesentlicher Teil ausgeübt wird. Die DVKA legt als Schwelle 25 Prozent der Arbeitszeit und/oder des Entgelts zugrunde und beschreibt gewöhnliche Erwerbstätigkeit als regelmäßig wiederkehrend an mindestens einem Tag im Monat oder an mindestens fünf Tagen im Quartal.

Die Person oder der Arbeitgeber informiert zuerst den Träger des Wohnstaats, der eine vorläufige Festlegung trifft; sie wird nach zwei Monaten endgültig, wenn kein anderer Träger widerspricht (Artikel 16 der Verordnung 987/2009). Wohnt die Person in Deutschland, läuft der Antrag im elektronischen A1-Verfahren an die DVKA beim GKV-Spitzenverband. Wohnt sie anderswo, entscheidet der Träger des Wohnstaats. Die Deutsche Rentenversicherung führt aus, dass bei gewöhnlicher Erwerbstätigkeit in mehreren Staaten eine Bescheinigung für bis zu fünf Jahre für alle Mitgliedstaaten ausgestellt werden kann, es also nicht je Reise eine eigene braucht.

In welchen Ländern gilt die A1-Bescheinigung?

Die Kommission stellt fest, dass die Koordinierungsregeln in der gesamten EU sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz gelten. Das Vereinigte Königreich wird anders behandelt: Es gelten besondere Koordinierungsregeln nach dem Handels- und Kooperationsabkommen EU-UK. Die DVKA schreibt, dass für Entsendungen ab dem 1. Januar 2021 dieses Abkommen gilt, mit einer erwarteten Höchstdauer von 24 Monaten, und dass A1-Bescheinigungen während eines Übergangszeitraums zunächst weiter ausgestellt werden. Das USP weist darauf hin, dass seit dem Brexit mit dem Vereinigten Königreich keine Ausnahmevereinbarungen mehr möglich sind. Zum Verfahren im Vereinigten Königreich siehe den Ratgeber zum Vereinigten Königreich.

Auch die Staatsangehörigkeit kann eine Rolle spielen. Die Deutsche Rentenversicherung führt aus, dass eine deutsche A1-Bescheinigung für eine Entsendung in die Schweiz nur für Staatsangehörige der EU und der Schweiz zu erhalten ist und Anträge etwa für norwegische oder türkische Staatsangehörige abgewiesen werden; innerhalb der EU allein spielt die Staatsangehörigkeit bei rechtmäßig in einem Mitgliedstaat wohnenden Personen keine Rolle. Auch das BSV stellt in seinem Papier von 2019 Drittstaatsangehörige im Verhältnis zwischen der Schweiz und der EU, Island, Liechtenstein und Norwegen außerhalb der A1. Prüfen Sie Staatsangehörigkeit und Wohnsitz, bevor Sie sich auf eine A1-Bescheinigung verlassen.

Wer stellt die A1-Bescheinigung in Deutschland, Österreich und der Schweiz aus?

Deutschland

Die zuständige Stelle hängt von der Versicherung ab. Die Deutsche Rentenversicherung weist gesetzlich Krankenversicherte der Krankenkasse zu, privat Versicherte mit berufsständischem Versorgungswerk der ABV und übrige privat Versicherte dem Rentenversicherungsträger. Die DVKA hält fest, dass seit dem 1. Januar 2025 alle A1-Anträge elektronisch zu stellen sind; § 106 Absatz 1 SGB IV verlangt, dass der Arbeitgeber den Antrag aus einem systemgeprüften Programm oder mit einer systemgeprüften elektronischen Ausfüllhilfe übermittelt. Die DVKA schreibt außerdem, dass Homeoffice oder mobile Arbeit im Ausland für den deutschen Arbeitgeber eine Entsendung sein kann, wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind. Die Dreitagesfrist in § 106 beginnt mit der Feststellung, dass deutsches Recht gilt; sie ist keine Bearbeitungszusage.

Österreich

Das USP gibt an, dass Anträge auf Entsendebescheinigung ausschließlich über ELDA gestellt werden. Die ÖGK schreibt, dass Anträge auf individuelle Ausnahmen nach Artikel 16 bei EU-, EWR- und Schweizer Fällen an das Bundesministerium (BMASGPK) gehen. Selbständige wenden sich an die SVS, die angibt, dass eine Entsendung auf 24 Monate begrenzt ist und nicht verlängert werden kann.

Schweiz

Das BSV gibt an, dass Arbeitgeber ihren Antrag über ALPS bei der AHV-Ausgleichskasse stellen, die die A1 bei erfüllten Voraussetzungen für bis zu 24 Monate ausstellt. Reichen 24 Monate nicht, beantragt der Arbeitgeber über ALPS eine Ausnahme, und das BSV bemüht sich bei der Behörde des Einsatzstaats um eine Vereinbarung; nach Schweizer Praxis geschieht dies laut BSV nur, wenn die gesamte Entsendung 5 bis 6 Jahre nicht überschreitet. Das ist das Schweizer Gegenstück zu einer österreichischen Entsendung in die Schweiz oder einer Schweizer Entsendung nach Deutschland.

Wie funktioniert das Rahmenübereinkommen zur grenzüberschreitenden Telearbeit?

Das Rahmenübereinkommen zur grenzüberschreitenden Telearbeit ist am 1. Juli 2023 in Kraft getreten. Laut der Seite des belgischen Depositars sind Deutschland, Österreich und die Schweiz jeweils seit dem 1. Juli 2023 Vertragsstaaten; als zuständige Stellen genannt sind die DVKA, der Dachverband und das BSV. Die Liste ändert sich, prüfen Sie daher, ob sowohl der Wohnstaat als auch der Staat des Arbeitgebers Vertragsstaat ist.

Die wichtigsten Voraussetzungen:

• Die Person wohnt in einem anderen Staat als dem Sitzstaat des Arbeitgebers und arbeitet im Wohnstaat 25 Prozent bis unter 50 Prozent der gesamten Arbeitszeit in Telearbeit (das BSV nennt 25 bis 49,9 Prozent), mit Zustimmung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
• Der Arbeitgeber beantragt bei der zuständigen Stelle des Staates, dessen Recht gelten soll: in Deutschland elektronisch bei der DVKA, in Österreich beim Dachverband (die österreichische Krankenversicherung stellt dann die PD A1 aus) und in der Schweiz über ALPS bei der Ausgleichskasse.
• Eine Vereinbarung gilt bis zu drei Jahre und kann auf neuen Antrag verlängert werden. Eine rückwirkende Anwendung von bis zu drei Monaten ist möglich; DVKA und Dachverband knüpfen dies an bereits im eigenen Land gezahlte Beiträge.
• Das Übereinkommen betrifft nur die Sozialversicherung. Fälle außerhalb, etwa Telearbeit ab 50 Prozent, brauchen einen individuellen Antrag nach Artikel 16, in Österreich beim Bundesministerium.

Vereinbarungen nach Artikel 16 sind Ermessensentscheidungen. Die DVKA schreibt, sie würden grundsätzlich für Zeiträume von bis zu fünf Jahren geschlossen, in begründeten Fällen sei eine weitere Verlängerung von bis zu drei Jahren möglich.

Was passiert, wenn Beschäftigte ohne A1-Bescheinigung im Ausland arbeiten?

Die Quellen beschreiben mehrere Folgen, beziffern aber keine allgemeine Sanktion. Die FAQ der Kommission sagt, das Fehlen einer A1 stehe der Entsendung nicht im Weg, der Arbeitgeber müsse aber weiterhin nachweisen, dass die Voraussetzungen erfüllt sind. Das BSV-Papier von 2019 ergänzt, dass Schweizer Recht ab Abreise gilt, wenn die Entsendevoraussetzungen erfüllt sind, auch ohne Formular, und dass die A1 rückwirkend ausgestellt werden kann.

Das praktische Risiko ist die Kontrolle. Dasselbe Papier von 2019 hält fest, dass Frankreich und Österreich Verwaltungssanktionen und Bußgelder vorsehen, wenn die A1 nicht vorgelegt werden kann, jedoch keine, wenn ein früherer Antrag nachgewiesen wird. Das USP schreibt, dass ein ausländischer Arbeitgeber, der nach Österreich entsendet, Anmeldeunterlagen wie die A1 am österreichischen Arbeitsort bereithalten muss und Verstöße zu Strafsanktionen führen. Die USP-Seite zum Lohn- und Sozialdumping nennt Strafen von bis zu 20.000 Euro für fehlende Entsendeunterlagen, sagt aber nicht, welche Zeile für eine fehlende A1 gilt; nehmen Sie daher keinen bestimmten Betrag an. Your Europe ergänzt, dass der Arbeitgeber nach 24 Monaten beim Aussteller eine Verlängerung beantragen kann, die nicht automatisch gewährt wird, oder die Person in das System des Einsatzstaats überführen kann; danach ist sie nach den Koordinierungsregeln kein entsandter Arbeitnehmer mehr.

Was bedeutet das für Ihr Anstellungsmodell?

Die A1-Bescheinigung hält eine Person für einen bestimmten Zeitraum im Sozialversicherungssystem des Heimatstaats. Soll die Person dauerhaft im Ausland wohnen, überwiegend im Einsatzstaat arbeiten oder länger als 24 Monate bleiben, wird aus der Formalie eine Frage des Anstellungsmodells. Vergleichen Sie direkte Anstellung, lokale Gesellschaft, echte Selbständigkeit und Employer of Record im Entscheidungsratgeber; für Freelancer lesen Sie den Beitrag zur Scheinselbstständigkeit.

Für die weitere Planung siehe die Ratgeber zur Einstellung im EU-Raum von Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Wichtige Begriffe

Angestellte Person

Eine Person, die über einen lokalen Arbeitsvertrag beschäftigt wird, wobei der Arbeitgeber für Lohnabrechnung, Sozialabgaben und die Einhaltung des lokalen Arbeitsrechts verantwortlich ist.

Employer of Record (EOR)

Ein Drittanbieter, der eine Person im Auftrag eines Kundenunternehmens rechtlich anstellt, in einem Land, in dem das Kundenunternehmen keine eigene Gesellschaft hat, und dabei lokale Lohnabrechnung, Verträge und Compliance übernimmt.

Betriebsstätte

Ein steuerlicher Begriff für eine feste Geschäftseinrichtung oder ausreichende Geschäftstätigkeit in einem Land, die für ein ausländisches Unternehmen lokale Unternehmenssteuerpflichten auslösen kann.

Schlusscheckliste

• Halten Sie die Fakten fest: Arbeitgeberstaat, Wohnsitz, Arbeitsstaaten, Anteil der Arbeitszeit und erwartete Dauer.
• Wählen Sie die richtige Grundlage: Entsendung nach Artikel 12, Mehrstaatentätigkeit nach Artikel 13, Telearbeits-Rahmenübereinkommen oder Ausnahme nach Artikel 16.
• Klären Sie die ausstellende Stelle im Arbeitgeberstaat und beantragen Sie elektronisch, wenn möglich vor Arbeitsbeginn.
• Behandeln Sie Dienstreisen als erfasst, solange die ausstellende Stelle nichts anderes bestätigt; die Ausnahmen von 2026 gelten erst ab dem 2. November 2028.
• Prüfen Sie, ob beide Staaten Vertragsstaaten sind, bevor Sie sich auf das Telearbeits-Rahmenübereinkommen stützen.
• Geben Sie der Person eine Kopie und halten Sie die A1 für Kontrollen bereit; bei Entsendung nach Österreich am österreichischen Arbeitsort.
• Notieren Sie das Enddatum und entscheiden Sie rechtzeitig vorher, ob Sie verlängern, beenden oder das Anstellungsmodell ändern.
• Prüfen Sie Steuern, Bewilligungen und Betriebsstätte getrennt.