Mitarbeiter in Deutschland einstellen aus Österreich

Ein österreichisches Unternehmen kann eine Person anstellen, die in Deutschland wohnt und arbeitet, ohne dort eine Tochtergesellschaft zu gründen. Deutsches Recht prägt dann aber einen großen Teil des Arbeitsverhältnisses: Die Person unterliegt dem deutschen Sozialversicherungsrecht, das Unternehmen braucht eine Betriebsnummer und einen Bevollmächtigten mit Sitz in Deutschland, und die gesetzlichen Mindeststandards des deutschen Arbeitsrechts gelten in der Regel. Der Weg ändert sich bei Grenzgängern nach Artikel 15 Absatz 6 des Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) Deutschland-Österreich, bei regelmäßiger Telearbeit nach dem multilateralen Rahmenübereinkommen oder bei einer bestehenden österreichischen Arbeitnehmerin, die mit einer über ELDA beantragten PD A1 nach Deutschland entsandt wird. Vergleichen Sie direkte Anstellung, echte Selbstständigkeit und Employer of Record (EOR), sobald das tatsächliche Arbeitsmuster feststeht.

Kurzantwort

Liegt eine Anstellung in Deutschland, Grenzgängerarbeit, Telearbeit oder Entsendung vor?

Halten Sie fest, wo die Person wohnt, wo tatsächlich gearbeitet wird, wie sich die Tage aufteilen, wie lange der Vertrag läuft und ob die Person bereits beim österreichischen Unternehmen angestellt ist.

• Bei einer Anstellung in Deutschland lebt und arbeitet die Person dauerhaft in Deutschland. Das ist der Hauptfall dieses Ratgebers.
• Ein Grenzzonen-Pendler hat seinen Hauptwohnsitz in der Grenzzone und arbeitet üblicherweise in der Grenzzone, etwa am österreichischen Arbeitsort. Die Abkommensregel betrifft die Besteuerung, nicht die Sozialversicherung.
• Eine hybrid arbeitende Person wohnt in Deutschland und arbeitet teils zu Hause, teils am österreichischen Arbeitsort.
• Eine entsandte Person bleibt in einem bestehenden österreichischen Arbeitsverhältnis und arbeitet befristet in Deutschland. Das Formular selbst erklärt der Ratgeber zur A1-Bescheinigung.

Ein Schweizer Unternehmen in derselben Lage liest besser Mitarbeiter in Deutschland einstellen aus der Schweiz, da Abkommen und Telearbeitsweg dort anders sind. Allgemeine EU-Fragen behandelt im EU-Raum einstellen von Österreich.

Gilt deutsches Sozialversicherungsrecht für einen österreichischen Arbeitgeber?

Nach der DVKA (Seite aktualisiert am 26. Mai 2026) unterliegt eine Person, die ausschließlich in Deutschland arbeitet, dem deutschen Sozialversicherungsrecht, auch wenn der Arbeitgeber im Ausland sitzt, und der ausländische Arbeitgeber muss die deutschen Beiträge zahlen. Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung gehen an die Krankenkasse, bei der die Person versichert ist. Beiträge zur Unfallversicherung gehen an den zuständigen Unfallversicherungsträger, Minijobs an die Minijob-Zentrale.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer können schriftlich vereinbaren, dass die angestellte Person die Beiträge zahlt. Rechtsgrundlage ist Artikel 21 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 987/2009: Ein Arbeitgeber ohne Niederlassung im zuständigen Staat kann mit der Person vereinbaren, dass sie die Beiträge für ihn zahlt, ohne dass die zugrunde liegenden Pflichten des Arbeitgebers berührt werden. Der Arbeitgeber übermittelt die Vereinbarung der zuständigen Stelle. Sie ist freiwillig, und laut DVKA-Glossar verbleibt die Haftung für Beitrags- und Meldepflichten beim Arbeitgeber.

Stützen Sie sich dafür nicht auf § 28m SGB IV. Dessen Absatz 1 macht die beschäftigte Person nur dann zur Beitragszahlerin, wenn der Arbeitgeber ein ausländischer Staat, eine über- oder zwischenstaatliche Organisation oder eine nicht der inländischen Gerichtsbarkeit unterstehende Person ist und nicht zahlt. Ein gewöhnliches österreichisches Unternehmen fällt nicht unter diesen Wortlaut.

Welche deutschen Registrierungen braucht das österreichische Unternehmen?

• Betriebsnummer. Nach der Bundesagentur für Arbeit brauchen auch Arbeitgeber mit Sitz im Ausland eine Betriebsnummer, wenn sie Personen beschäftigen, für die Meldungen an die deutsche Sozialversicherung anfallen. Der Antrag fragt, ob der Arbeitgeber Büroräume in Deutschland hat, und zählt das Homeoffice einer Mitarbeiterin ausdrücklich nicht. Die Hinweise stammen von 2016; nutzen Sie die aktuelle Antragsseite des Betriebsnummern-Service. Hat die Person die Beitragspflichten nach Artikel 21 Absatz 2 übernommen, gilt die Nummer nur für diese Person.
• Bevollmächtigter in Deutschland. Nach § 28f Absatz 1b SGB IV muss ein Arbeitgeber ohne Sitz im Inland einen Bevollmächtigten mit Sitz im Inland bestellen, um die Pflichten zu den Entgeltunterlagen nach Absatz 1 Satz 1 zu erfüllen; laut DVKA-FAQ übernimmt der Bevollmächtigte auch die Sozialversicherungsmeldungen. Laut DVKA-Glossar kann das eine Steuerberatung oder die beschäftigte Person sein; die Haftung bleibt beim Arbeitgeber.
• Elektronische Meldungen. § 28a SGB IV verpflichtet den Arbeitgeber oder einen anderen Meldepflichtigen, der Einzugsstelle unter anderem Beginn und Ende der versicherungspflichtigen Beschäftigung zu melden. Eine Sofortmeldung an die Datenstelle der Rentenversicherung bei Arbeitsaufnahme verlangt § 28a Absatz 4 SGB IV für Arbeitgeber in bestimmten Branchen, etwa Bau, Gaststätten, Transport und Logistik, Gebäudereinigung und Sicherheit; im Übrigen entscheidet laut Bundesagentur für Arbeit die Krankenkasse, ob eine Sofortmeldung abzugeben ist.
• Entgeltunterlagen. § 28f Absatz 1 verlangt deutschsprachige Entgeltunterlagen, die im Inland geführt werden.

Muss das österreichische Unternehmen deutsche Lohnsteuer einbehalten?

Nach § 38 Absatz 1 EStG gilt der Lohnsteuerabzug, wenn der Arbeitgeber ein “inländischer Arbeitgeber” ist: Er hat im Inland Wohnsitz, gewöhnlichen Aufenthalt, Geschäftsleitung, Sitz, eine Betriebsstätte oder einen ständigen Vertreter. Ein österreichisches Unternehmen ohne eine dieser Verbindungen ist kein inländischer Arbeitgeber und hat nach dieser Vorschrift keine deutsche Abzugspflicht. Ob das Homeoffice der Person oder ein abhängiger Vertreter eine Betriebsstätte oder einen ständigen Vertreter begründet, ist eine getrennte Frage für eine deutsche Steuerberatung; siehe den Ratgeber zur Betriebsstätte bei Homeoffice im Ausland.

Fehlt der deutsche Lohnsteuerabzug, ist damit die eigene steuerliche Lage der angestellten Person nicht geklärt. Wie sie behandelt wird und welche österreichischen Lohnmeldungen bestehen bleiben, sollten Sie vor der ersten Zahlung mit einer Steuerberatung oder dem zuständigen Finanzamt klären.

Welcher Staat besteuern darf, regelt das Abkommen. Nach Artikel 15 Absatz 1 DBA Deutschland-Österreich werden Einkünfte aus unselbstständiger Arbeit im Ansässigkeitsstaat besteuert, es sei denn, die Arbeit wird im anderen Staat ausgeübt. Die 183-Tage-Regel in Absatz 2 schützt nur Arbeit in dem Staat, in dem die Person nicht wohnt; für eine in Deutschland ansässige Person, die in Deutschland arbeitet, ist sie keine Abkürzung.

Wie funktioniert die Grenzgängerregelung Österreich-Deutschland?

Seit 28. Dezember 2023 erlaubt Artikel 15 Absatz 6 die Besteuerung nur im Ansässigkeitsstaat, wenn die Person dort in der Nähe der Grenze ihren Hauptwohnsitz hat und üblicherweise in der Nähe der Grenze arbeitet. Nummer 8 des Protokolls definiert “in der Nähe der Grenze” als Gemeinden, die ganz oder teilweise in einer Zone von je 30 Kilometern beiderseits der Grenze liegen. Die Arbeit wird dort üblicherweise ausgeübt, wenn die Person an höchstens 45 Arbeitstagen im Kalenderjahr ganz oder teilweise außerhalb der Zone arbeitet und diese Tage 20 Prozent der tatsächlichen Arbeitstage nicht übersteigen.

Die Konsultationsvereinbarung des BMF vom 20. Dezember 2023 ergänzt, dass die Regel Wohnen und Arbeiten in der Zone verlangt, nicht aber tägliches Pendeln über die Grenze. Es ist unerheblich, ob die Person in der Zone ihres Wohnstaates arbeitet, zum Beispiel im Homeoffice, oder in der Zone des anderen Staates. Entfällt der Status, etwa weil die 45 Tage überschritten werden, gelten Artikel 15 Absätze 1 bis 3 wieder und die Besteuerung wird aufgeteilt.

Die Konsultationsvereinbarung ist eine zwischen den Behörden abgestimmte Auslegung, nicht der Abkommenstext; prüfen Sie Gemeindelisten und Tagezahl.

Was ändert sich bei regelmäßiger Telearbeit zwischen Deutschland und Österreich?

DVKA und der österreichische Dachverband der Sozialversicherungsträger bestätigen beide das multilaterale Rahmenübereinkommen zur grenzüberschreitenden Telearbeit, in Kraft seit 1. Juli 2023. Sind die Voraussetzungen erfüllt, kann ein Antrag nach Artikel 16 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 das Recht des Arbeitgeberstaates beibehalten, wenn die Telearbeit im Wohnstaat zwischen 25 Prozent und weniger als 50 Prozent der Gesamtarbeitszeit beträgt und kein Drittstaat beteiligt ist. Jede Vereinbarung gilt höchstens drei Jahre und kann durch einen neuen Antrag verlängert werden.

In Österreich prüft der Dachverband den Antrag, danach stellt der österreichische Krankenversicherungsträger die PD A1 aus. Der Weg ist ein Antragsverfahren, kein automatisches Ergebnis, und betrifft nur die Sozialversicherung; die Steuer folgt dem Abkommen.

Was gilt bei einer Entsendung von Österreich nach Deutschland?

Eine Entsendung ist ein anderer Fall als eine Anstellung vor Ort. Laut USP (aktualisiert am 27. Juli 2026) bleiben entsandte Personen in Österreich versichert, wenn unter anderem sie unmittelbar vor der Entsendung einen Monat lang österreichischem Recht unterlagen, die Entsendung voraussichtlich höchstens 24 Monate dauert, sie keine andere entsandte Person ersetzen und das Unternehmen in Österreich eine wesentliche Tätigkeit ausübt. Eine neu in Deutschland für eine deutsche Stelle angestellte Person passt typischerweise nicht in diesen Weg. Über 24 Monate hinaus kann eine Ausnahmevereinbarung beantragt werden. Anträge auf die PD A1 sind ausschließlich über ELDA zu übermitteln.

Weitere deutsche Pflichten sind getrennt zu prüfen:

• Der deutsche Mindestlohn gilt auch für die entsandte Person.
• Der Zoll verlangt eine schriftliche Anmeldung nach § 16 MiLoG mit der MiLoMeldV nur bei Entsendungen in die Branchen des § 2a SchwarzArbG (zum Beispiel Bau, Gaststätten, Transport und Logistik, Gebäudereinigung, Sicherheit) und nach § 18 AEntG, wenn AEntG-Arbeitsbedingungen gelten, die der Zoll kontrolliert. Ausländische Verleiher haben eine eigene Anmeldepflicht (§ 16 Absatz 3 MiLoG, § 18 Absatz 3 AEntG). Der Zoll verweist für die Anmeldung auf das Meldeportal-Mindestlohn.
• Für die Lohnsteuer ist ein deutsches aufnehmendes Unternehmen, das den Arbeitslohn wirtschaftlich trägt, nach § 38 Absatz 1 Satz 2 EStG inländischer Arbeitgeber.

Welche deutschen Arbeitsrechtsregeln gehören in den Vertrag?

• Schriftliche Bedingungen. Nach § 2 Nachweisgesetz muss der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen, unterschreiben und aushändigen; die elektronische Form ist ausgeschlossen. Die Textform mit elektronischer Übermittlung genügt, wenn die Person das Dokument abrufen, speichern und ausdrucken kann und der Arbeitgeber eine Empfangsbestätigung verlangt; die Person kann aber die unterschriebene Schriftform fordern, und für Beschäftigte in den Branchen des § 2a SchwarzArbG ist die Textform nicht zulässig. Die Fristen sind gestaffelt: erster Arbeitstag, siebter Kalendertag oder ein Monat nach dem vereinbarten Beginn, je nach Angabe.
• Mindestlohn. Laut BMAS gilt seit 1. Januar 2026 ein Mindestlohn von 13,90 Euro brutto pro Stunde. Spätere Sätze finden Sie auf der BMAS-Seite.
• Urlaub. § 3 Bundesurlaubsgesetz gibt mindestens 24 Werktage pro Jahr. Werktage sind alle Tage außer Sonn- und Feiertagen; die Zahl beruht also auf einer Sechstagewoche. Bei einer Fünftagewoche ergeben sich daraus 20 Tage (eigene Berechnung).
• Kündigungsschutz. Nach § 23 KSchG gilt der allgemeine Kündigungsschutz nicht in Betrieben, in denen in der Regel zehn oder weniger Arbeitnehmer beschäftigt werden (bei Beschäftigungsbeginn nach dem 31. Dezember 2003); Teilzeitkräfte mit bis zu 20 oder bis zu 30 Wochenstunden zählen mit 0,5 oder 0,75, Auszubildende zählen nicht mit. Wie eine einzelne deutsche Arbeitnehmerin eines österreichischen Unternehmens gezählt wird, braucht eine arbeitsrechtliche Prüfung in Deutschland.

Dieser Ratgeber geht davon aus, dass die Person in Deutschland arbeiten darf; klären Sie das bei unklarem Status mit der zuständigen Behörde.

Was bedeutet das für Ihr Anstellungsmodell?

Den allgemeinen Vergleich der drei Modelle finden Sie im Ratgeber Mitarbeiter im Ausland einstellen: Anstellung, Freelancer oder EOR.

Warum ist Selbstständigkeit keine Vertragswahl?

Die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung entscheidet auf Antrag nach § 7a SGB IV in einer Gesamtwürdigung, ob eine abhängige Beschäftigung oder eine Selbstständigkeit vorliegt. Das Verfahren kann vorab durchgeführt werden, bevor die Tätigkeit beginnt. Die Bezeichnung im Vertrag entscheidet das Ergebnis nicht. Lesen Sie vor dieser Wahl den Ratgeber zur Scheinselbstständigkeit bei Freelancern im Ausland.

Wann kann ein EOR helfen?

Ein EOR kann helfen, wenn eine Anstellung die richtige Beziehung ist, die Gruppe keine geeignete deutsche Arbeitgebergesellschaft hat und das Unternehmen die direkten ausländischen Arbeitgeberregistrierungen nicht betreiben will. Die Überlassung einer Arbeitnehmerin an ein anderes Unternehmen erfordert nach der Bundesagentur für Arbeit grundsätzlich eine Erlaubnis nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), die vor Beginn der Überlassung vorliegen muss. Lassen Sie sich von jedem Anbieter die Erlaubnis schriftlich nachweisen. Employer of Record in Deutschland erklärt AÜG-Erlaubnis, 18-Monats-Grenze und Gleichstellung.

Im datierten EOR-Ablauf von Deel wird Deel als rechtlicher EOR ausgewählt. Der Ablauf fragt Land, Ort, Visum, Titel, Seniorität, Aufgabenbeschreibung, Vergütung und Arbeitsmuster ab. Rollen- und Standortbeschränkungen sowie Prüfung von Angebot und Arbeitsvertrag gehören dazu. Holen Sie eine schriftliche Bestätigung zu deutschem Ort, Rolle und Arbeitgebergesellschaft ein.

Passt das Modell nach dem Vergleich, bei Deel EOR-Optionen für Deutschland erfragen (öffnet in neuem Tab). Vergleichen Sie das schriftliche Angebot mit direkter ausländischer Payroll und einer vorhandenen deutschen Konzerngesellschaft.

Wann kann ein EOR nicht passen?

Ein EOR kann ungeeignet sein, wenn die Gruppe bereits eine geeignete deutsche Gesellschaft hat, wenn der direkte Betrieb von Betriebsnummer, Bevollmächtigtem und Meldungen beherrschbar ist, wenn die Arbeit tatsächlich selbstständig ist und ein Statusverfahren das stützt, oder wenn eine bestehende österreichische Arbeitnehmerin befristet mit PD A1 entsandt wird. Ein Anbieter kann zudem die konkrete Rolle ablehnen. Ein EOR entscheidet nicht über die Betriebsstättenfrage des Unternehmens.

Was braucht eine getrennte Unternehmenssteuerprüfung?

Weder direkte Anstellung noch EOR entscheidet, ob das österreichische Unternehmen eine deutsche Betriebsstätte begründet. Lassen Sie eine deutsche Steuerberatung Vollmachten, Verkaufsrolle, Arbeitsräume und den geschäftlichen Grund der Tätigkeit in Deutschland prüfen, und öffnen Sie das Ergebnis neu, wenn sich Aufgaben oder Orte ändern.

Wichtige Begriffe

Angestellte Person

Eine Person, die über einen lokalen Arbeitsvertrag beschäftigt wird, wobei der Arbeitgeber für Lohnabrechnung, Sozialabgaben und die Einhaltung des lokalen Arbeitsrechts verantwortlich ist.

Contractor (Selbstständige Person)

Eine selbstständige Person oder ein Unternehmen, das für bestimmte Leistungen auf Basis eines Dienst- oder Werkvertrags beauftragt wird, ohne den arbeitsrechtlichen Schutz oder die Lohnabrechnungspflichten, die für Angestellte gelten.

Employer of Record (EOR)

Ein Drittanbieter, der eine Person im Auftrag eines Kundenunternehmens rechtlich anstellt, in einem Land, in dem das Kundenunternehmen keine eigene Gesellschaft hat, und dabei lokale Lohnabrechnung, Verträge und Compliance übernimmt.

Betriebsstätte

Ein steuerlicher Begriff für eine feste Geschäftseinrichtung oder ausreichende Geschäftstätigkeit in einem Land, die für ein ausländisches Unternehmen lokale Unternehmenssteuerpflichten auslösen kann.

Scheinselbstständigkeit

Die Behandlung einer Person als Contractor, obwohl das lokale Recht sie aufgrund der tatsächlichen Arbeitsbeziehung als Angestellte einstufen würde, was Steuernachforderungen, Bußgelder und arbeitsrechtliche Ansprüche nach sich ziehen kann.

Schlusscheckliste

• Anstellung in Deutschland, Grenzzonen-Pendeln, regelmäßige Telearbeit und befristete Entsendung trennen.
• Gilt deutsche Sozialversicherung, Betriebsnummer beantragen, Bevollmächtigten in Deutschland bestellen und elektronische Meldungen einrichten.
• Eine Vereinbarung nach Artikel 21 Absatz 2 nur als freiwillige Verfahrensabrede nutzen; die Arbeitgeberhaftung bleibt.
• Tagezahl und 30-km-Zone prüfen, bevor Grenzgänger-Besteuerung angenommen wird.
• Bei Entsendung die PD A1 über ELDA beantragen und prüfen, ob die Branche eine Zoll-Anmeldung auslöst.
• Schriftliche Bedingungen nach dem Nachweisgesetz ausstellen und mindestens den Mindestlohn zahlen.
• Betriebsstätte getrennt von der Wahl des rechtlichen Arbeitgebers prüfen.
• Bleibt ein EOR passend, bei Deel nach EOR-Optionen für Ihre Einstellung in Deutschland fragen (öffnet in neuem Tab) und die schriftliche Antwort mit einer Alternative vergleichen.