Mitarbeiter in der Schweiz einstellen aus Deutschland

Ein deutsches Unternehmen, das jemanden in der Schweiz arbeiten lässt, sollte zuerst Wohn- und Arbeitsmuster der Person festhalten. Eine lokale Anstellung in der Schweiz, ein Grenzgänger aus Deutschland (Artikel 15a des Doppelbesteuerungsabkommens Deutschland-Schweiz), eine in der Schweiz wohnhafte Person mit Telearbeit für den deutschen Arbeitgeber und eine Entsendung mit A1-Bescheinigung folgen jeweils eigenen Wegen bei Sozialversicherung, Bewilligung und Steuer. Direkte ausländische Anstellung kann möglich sein, bringt aber Schweizer Anmeldungen mit sich. Ein Employer of Record (EOR) braucht in der Schweiz in der Regel eine Bewilligung; vergleichen Sie ihn deshalb mit den Alternativen.

Kurzantwort

Ist dies eine lokale Anstellung, Grenzpendeln, Homeoffice oder Entsendung?

Halten Sie Wohnort, Staatsangehörigkeit, alle tatsächlichen Arbeitsorte, die geplante Aufteilung der Arbeitstage, Vertragsdauer und die Frage fest, ob das deutsche Unternehmen die Person bereits beschäftigt.

• Eine lokale Anstellung in der Schweiz liegt vor, wenn die Person dauerhaft in der Schweiz wohnt und arbeitet.
• Ein Grenzgänger aus Deutschland wohnt in Deutschland und arbeitet an einem Schweizer Arbeitsort. Es gelten zwei unterschiedliche Tests. Für die Bewilligung G verlangt das SEM mindestens eine wöchentliche Rückkehr an den Hauptwohnsitz im Ausland. Nach dem Steuerabkommen kehrt ein Grenzgänger regelmäßig an den Wohnsitz zurück und überschreitet nicht 60 Nichtrückkehrtage.
• Eine in der Schweiz wohnende Person mit Telearbeit lebt in der Schweiz und arbeitet für den deutschen Arbeitgeber, teilweise am deutschen Standort.
• Eine entsandte Person bleibt in einem bestehenden deutschen Arbeitsverhältnis und erbringt vorübergehend eine Dienstleistung in der Schweiz.

Der Ratgeber für österreichische Arbeitgeber behandelt dieselben Schweizer Grundlagen. Die deutsche Seite unterscheidet sich bei Abkommen, zuständigen deutschen Stellen und Formularen; deshalb steht sie hier gesondert.

Wie funktioniert direkte Anstellung in der Schweizer Sozialversicherung?

Das BSV hält fest, dass ein EU-/EFTA-Arbeitgeber ohne Schweizer Niederlassung, der eine dem Schweizer Sozialversicherungsrecht unterstehende Person beschäftigt, verpflichtet ist, die nach Schweizer Recht vorgesehenen Beiträge zu zahlen. Er rechnet in der Regel direkt mit den zuständigen Schweizer Stellen ab. Drittstaatsangehörige sind von diesem Weg ausgeschlossen; prüfen Sie daher zuerst die Staatsangehörigkeit.

Klären Sie vor dem Start die Anmeldungen: Alters- und Hinterlassenenversicherung samt Invalidenversicherung und Erwerbsersatzordnung (AHV/IV/EO), Arbeitslosenversicherung, Familienzulagen im Kanton, berufliche Vorsorge, soweit die Person darunter fällt, und die Lohnmeldungen.

Das BSV beschreibt auch eine Vereinbarung, nach der die angestellte Person die Beitragsabrechnung übernimmt. Der Arbeitgeber zahlt dann seinen Anteil und die Verwaltungskosten zusätzlich zum Lohn und wird nicht von seiner Haftung befreit. Laut Suva ist die Unfallversicherung auch für solche ausländischen Arbeitgeber obligatorisch; die Aufgabe lässt sich delegieren, der Arbeitgeber haftet aber weiter für unbezahlte Beiträge.

Welcher Schweizer Arbeits- und Aufenthaltsweg gilt?

Das SEM nennt für EU-/EFTA-Staatsangehörige einen gültigen Arbeitsvertrag und die Anmeldung bei der Gemeinde innerhalb von 14 Tagen nach der Ankunft und vor Arbeitsbeginn. Ein Vertrag unter zwölf Monaten führt zur Bewilligung L, ein Vertrag ab zwölf Monaten oder unbefristet zur Bewilligung B mit fünf Jahren Gültigkeit. Eine Beschäftigung von bis zu drei Monaten wird im Meldeverfahren abgewickelt.

Grenzgänger aus dem EU-/EFTA-Raum erhalten die Bewilligung G. Schließen Sie aus dem Wohnsitz in Deutschland nicht auf das Ergebnis, denn der Kanton entscheidet; Drittstaatsangehörige folgen einem gesonderten, restriktiven Weg.

Eine langfristige Anstellung für Arbeit in der Schweiz ist keine Entsendung. Die Entsendung (unten) betrifft nur eigene Mitarbeitende des deutschen Unternehmens bei einer vorübergehenden Dienstleistung.

Wie werden Grenzgänger aus Deutschland besteuert?

Nach Artikel 15a des Abkommens (SR 0.672.913.62) können die Löhne eines Grenzgängers im Ansässigkeitsstaat besteuert werden. Der Arbeitsstaat darf einen Steuerabzug von höchstens 4,5 Prozent des Bruttobetrags erheben, wenn die Ansässigkeit durch eine amtliche Bescheinigung der zuständigen Finanzbehörde nachgewiesen wird. Deutschland rechnet den Schweizer Abzug nach § 36 EStG an, und die Schweiz kürzt die Bruttolohnbasis um ein Fünftel.

Die Bescheinigung ist das Formular Gre-1; nach dem ESTV-Kreisschreiben soll der Arbeitgeber für jedes Kalenderjahr eine solche Bescheinigung haben. Wer sie beantragt, wie lange sie gilt und wann sie erneuert wird, steht im BMF-Schreiben vom 7. Dezember 2023; prüfen Sie es. Verlassen Sie sich nicht auf ein “Gre-2”: Die aktuelle Formularliste der ESTV nennt Gre-1, Gre-3, Gre-4 und Gre-5, aber kein Gre-2, obwohl das ESTV-Kreisschreiben von 2019 ein Gre-2 noch als Verlängerung von Gre-1 erwähnt.

Der Status hat eine Grenze. Nach Artikel 15a Absatz 2 verliert eine ganzjährig beschäftigte Person ihn, wenn sie wegen der Arbeit an mehr als 60 Arbeitstagen nicht nach Hause zurückkehrt. Protokoll Nr. 5 ergänzt Einzelheiten:

• Regelmäßige Rückkehr heißt Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsort an mindestens 20 Prozent der vereinbarten Arbeitstage.
• Eintägige Geschäftsreisen in einem der beiden Vertragsstaaten zählen nicht als Nichtrückkehrtage, Reisen in Drittstaaten zählen immer.
• Eine tägliche Rückkehr gilt über 100 km Straßenentfernung oder 1,5 Stunden mit öffentlichen Verkehrsmitteln pro Weg als unzumutbar, der Tag zählt aber nur, wenn die Person tatsächlich ausgeblieben ist.
• Bei unterjähriger Beschäftigung sind 5 Tage je vollem Monat und 1 Tag je voller Woche zulässig.
• Der Arbeitgeber bescheinigt die Nichtrückkehrtage (Gre-3), bestätigt durch die Steuerbehörde des Arbeitsorts.

Bei mehr als 60 Tagen gelten laut ESTV die ordentlichen Tarife statt der 4,5-Prozent-Grenze.

Zählen Homeoffice-Tage als Nichtrückkehrtage?

Seit der Konsultationsvereinbarung vom 15./18. Juli 2022 gilt ein Arbeitstag, an dem ein Grenzgänger ganztägig am Wohnsitz im Ansässigkeitsstaat arbeitet, nicht als Nichtrückkehrtag. Die ESTV-Liste zeigt zum 2. November 2026 keine spätere Homeoffice-Vereinbarung zu Artikel 15a; die COVID-19-Vereinbarungen endeten am 30. Juni 2022.

Die Vereinbarung setzt keine Homeoffice-Obergrenze und sagt nicht, wie volle Homeoffice-Tage den 20-Prozent-Test für regelmäßige Rückkehr beeinflussen. Bei starken Hybridmustern fragen Sie die zuständigen Steuerbehörden.

Der umgekehrte Fall ist anders: Wer in der Schweiz wohnt und dort zu Hause für den deutschen Arbeitgeber arbeitet, ist an diesen Tagen kein Grenzgänger, weil der Arbeitsort im Ansässigkeitsstaat liegt.

Was gilt, wenn der deutsche Arbeitgeber keinen Schweizer Sitz hat?

Nach dem Kreisschreiben der ESTV zur Quellensteuer ist Schuldner, wer als Zahler Wohnsitz, Sitz, tatsächliche Verwaltung, Betriebsstätte oder feste Einrichtung in der Schweiz hat. Fehlt ein solcher Schuldner in der Schweiz, besteht keine Quellensteuerpflicht. Ein deutsches Unternehmen ohne Schweizer Sitz, Zweigniederlassung oder feste Einrichtung ist deshalb nach diesem Kreisschreiben kein Schweizer Quellensteuerschuldner und kann nicht einfach “4,5 Prozent abziehen”. Eine Schweizer Konzerngesellschaft oder ein Verleihverhältnis kann dieses Bild ändern.

Keine für diesen Ratgeber geprüfte amtliche Quelle sagt, wie die Schweiz einen in Deutschland ansässigen Grenzgänger dann besteuert. Fragen Sie vor der ersten Abrechnung die kantonale Steuerverwaltung. Die Lohnsteuermeldung in Deutschland und die Betriebsstättenfrage sind getrennte Prüfungen.

Wie wirkt regelmäßige Telearbeit aus der Schweiz auf die Sozialversicherung?

Laut BSV und der von der belgischen Sozialversicherungsbehörde geführten Unterzeichnerliste gilt das Telearbeits-Rahmenübereinkommen zwischen der Schweiz und Deutschland seit dem 1. Juli 2023. Eine in der Schweiz wohnende Person, die weniger als 50 Prozent ihrer Arbeit als Telearbeit für einen deutschen Arbeitgeber leistet, kann im Arbeitgeberstaat versichert bleiben. Unter 25 Prozent gelten die allgemeinen Regeln, das Rahmenübereinkommen umfasst 25 bis 49,9 Prozent. Regelmäßige Arbeit in einem weiteren Staat, ein weiterer Arbeitgeber oder Selbstständigkeit schließen es aus. Es betrifft die Sozialversicherung, nicht die Steuer.

Nach der DVKA beantragt der deutsche Arbeitgeber elektronisch beim GKV-Spitzenverband, DVKA, eine Ausnahmevereinbarung nach Artikel 16 Absatz 1. Vereinbarungen laufen höchstens drei Jahre und lassen sich auf neuen Antrag verlängern; Selbstständige und Beschäftigte deutscher öffentlicher Arbeitgeber sind ausgeschlossen. Das Rechenbeispiel der DVKA erlaubt höchstens 109 geplante Telearbeitstage bei Vollzeit und 220 Arbeitstagen; es ist ein Beispiel, keine Regel. Zum Dokument selbst siehe die Erklärung zur A1-Bescheinigung.

Wie läuft eine Entsendung in die Schweiz ab?

Laut DVKA reicht der Arbeitgeber den A1-Antrag ausschließlich elektronisch bei der gesetzlichen Krankenkasse der Person ein. Ist die Person nicht gesetzlich krankenversichert, geht er an die Rentenversicherung oder bei berufsständischer Versorgung an die Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen. Für Angehörige von Drittstaaten kann das zweiseitige Sozialversicherungsabkommen mit der Bescheinigung CH1 gelten. Eine maximale Entsendedauer nennt die DVKA-Seite nicht.

Auf Schweizer Seite genügt nach dem SEM bei Dienstleistungen entsandter Personen von EU-/EFTA-Unternehmen bis 90 Arbeitstage pro Kalenderjahr eine Meldung. Sie muss mindestens acht Tage vor Beginn online über EasyGov erfolgen, nicht per E-Mail. Über 90 Tage hinaus ist eine Arbeitsbewilligung nötig. Das SECO ergänzt, dass der entsendende Arbeitgeber Mindestlohn und Arbeitsbedingungen nach Bundesrecht und allgemeinverbindlichen Gesamtarbeitsverträgen garantieren muss.

Welches Zusammenarbeitsmodell passt?

Den allgemeinen Vergleich finden Sie unter Mitarbeiter im Ausland einstellen: Angestellte, Contractor oder EOR.

Warum ist der Contractor-Status keine Vertragswahl?

Die Informationsstelle AHV/IV hält fest, dass als selbstständig gilt, wer unter eigenem Namen und auf eigene Rechnung in unabhängiger Stellung arbeitet und das eigene wirtschaftliche Risiko trägt. Die Ausgleichskasse entscheidet im Einzelfall; maßgeblich sind die wirtschaftlichen Verhältnisse, nicht die vertraglichen Vereinbarungen. Wer nur für einen Auftraggeber arbeitet, gilt meist als unselbstständig erwerbend. Siehe Scheinselbstständigkeit bei Freelancern im Ausland.

Wann kann ein EOR helfen?

Ein EOR kann helfen, wenn ein Arbeitsverhältnis das richtige Modell ist und das Unternehmen die Anmeldungen als ausländischer Arbeitgeber nicht selbst betreiben will. Das SECO hält fest, dass direkter und indirekter Personalverleih vom Ausland in die Schweiz nicht gestattet ist, und Artikel 12 Absatz 2 AVG sagt dasselbe; für Personalverleih innerhalb der Schweiz ist eine Betriebsbewilligung nötig (Artikel 12 Absatz 1 AVG). Ein EOR-Modell, das eine Person bei einem Kunden in der Schweiz einsetzt, gilt daher voraussichtlich als Personalverleih und braucht einen Schweizer Verleihbetrieb mit Bewilligung, keinen deutschen. Klären Sie die Einordnung mit dem SECO oder dem kantonalen Arbeitsamt. Employer of Record in der Schweiz und der Ratgeber zur Schweizer Bewilligung für Arbeitsvermittlung und Personalverleih erklären die Bewilligungen.

Im datierten EOR-Ablauf von Deel wird Deel als rechtlicher EOR ausgewählt. Der Ablauf fragt Land, Ort, Visum, Titel, Seniorität, Aufgabenbeschreibung, Vergütung und Arbeitsmuster ab. Rollen- und Standortbeschränkungen sowie Prüfung von Angebot und Arbeitsvertrag gehören dazu. Holen Sie eine schriftliche Bestätigung zu Schweizer Ort, Rolle, Bewilligung und Arbeitgebergesellschaft ein.

Passt das Modell nach dem Vergleich, bei Deel EOR-Optionen für die Schweiz erfragen (öffnet in neuem Tab). Vergleichen Sie die schriftliche Antwort mit direkter ausländischer Anstellung und einer geeigneten Schweizer Gesellschaft.

Wann kann ein EOR nicht passen?

Ein EOR kann nicht passen, wenn der Konzern bereits eine Schweizer Gesellschaft hat, der direkte Weg für eine einzelne Anstellung beherrschbar ist, der Anbieter die Rolle nicht annimmt oder die langfristige Tätigkeit die eigene Schweizer Präsenz des Konzerns braucht. Auch eine in Deutschland wohnende pendelnde Person lässt sich direkt anstellen, wenn Steuer und Sozialversicherung geklärt sind. Ein EOR begründet keinen Contractor-Status, entscheidet die Betriebsstättenfrage nicht und garantiert keine Bewilligung.

Begründet eine Person in der Schweiz eine Betriebsstätte?

Möglicherweise, und das Anstellungsmodell entscheidet das nicht. Ob ein Schweizer Arbeitsplatz, Abschlussvollmacht oder eine Schweizer Konzerngesellschaft als faktischer Arbeitgeber eine Schweizer Betriebsstätte begründet, ist eine Einzelfallfrage und braucht ein Schweizer Steuergutachten. Lesen Sie den Ratgeber zur Betriebsstätte bei Homeoffice im Ausland und dokumentieren Sie Ergebnis und zugrunde gelegte Tatsachen.

Welche Schweizer Arbeitsregeln gehören ins Angebot?

Das SECO nennt die Artikel 319 bis 362 des Obligationenrechts als wichtigste Regeln zum Arbeitsvertrag; das Arbeitsgesetz und Gesamtarbeitsverträge (Artikel 356 OR) ergänzen Schutz-, Lohn- und Arbeitsbedingungen. Holen Sie eine Prüfung für Rolle, Kanton und anwendbaren Gesamtarbeitsvertrag ein. Übernehmen Sie keine deutschen Vertragsklauseln und nehmen Sie nicht an, dass deutsche Kündigungs-, Urlaubs- oder Arbeitszeitregeln gelten.

Was bedeutet das für Ihr Anstellungsmodell?

Wählen Sie den Weg nach den Tatsachen: Eine dauerhafte lokale Anstellung in der Schweiz spricht für eine Schweizer Gesellschaft, direkte ausländische Anstellung oder einen EOR mit Schweizer Bewilligung. Ein Grenzgänger aus Deutschland ist vor allem eine Aufgabe aus DBA, Bewilligung G und Sozialversicherung. Hybride Arbeit braucht die Telearbeitsentscheidung, ein befristeter Einsatz A1 und Meldung. Für den breiteren Vergleich dient der Ratgeber zu Angestellten, Contractor und EOR, für die Schweizer Bewilligungen Employer of Record in der Schweiz und für allgemeine Nicht-EU-Fragen Einstellen außerhalb der EU von Deutschland. Für die Gegenrichtung siehe Einstellen in Deutschland von der Schweiz.

Führen Sie eine Akte vor der Anstellung mit Wohnsitz und Arbeitstageplan, Bewilligungs- oder Meldenachweis, Gre-1 soweit relevant, A1 oder Telearbeitsentscheid, Schweizer Anmeldungen, Unfallversicherung und Vorsorge sowie den Steuerhinweisen des Kantons. Prüfen Sie sie neu, wenn sich Kanton, Wohnsitz, Beschäftigungsumfang oder Aufgaben ändern.

Wichtige Begriffe

Angestellte Person

Eine Person, die über einen lokalen Arbeitsvertrag beschäftigt wird, wobei der Arbeitgeber für Lohnabrechnung, Sozialabgaben und die Einhaltung des lokalen Arbeitsrechts verantwortlich ist.

Contractor (Selbstständige Person)

Eine selbstständige Person oder ein Unternehmen, das für bestimmte Leistungen auf Basis eines Dienst- oder Werkvertrags beauftragt wird, ohne den arbeitsrechtlichen Schutz oder die Lohnabrechnungspflichten, die für Angestellte gelten.

Employer of Record (EOR)

Ein Drittanbieter, der eine Person im Auftrag eines Kundenunternehmens rechtlich anstellt, in einem Land, in dem das Kundenunternehmen keine eigene Gesellschaft hat, und dabei lokale Lohnabrechnung, Verträge und Compliance übernimmt.

Betriebsstätte

Ein steuerlicher Begriff für eine feste Geschäftseinrichtung oder ausreichende Geschäftstätigkeit in einem Land, die für ein ausländisches Unternehmen lokale Unternehmenssteuerpflichten auslösen kann.

Scheinselbstständigkeit

Die Behandlung einer Person als Contractor, obwohl das lokale Recht sie aufgrund der tatsächlichen Arbeitsbeziehung als Angestellte einstufen würde, was Steuernachforderungen, Bußgelder und arbeitsrechtliche Ansprüche nach sich ziehen kann.

Schlusscheckliste

• Lokale Arbeit in der Schweiz, Pendeln aus Deutschland, Telearbeit mit Wohnsitz in der Schweiz und Entsendung trennen.
• Den Bewilligungstest G (wöchentliche Rückkehr) vom DBA-Test (regelmäßige Rückkehr, 60 Nichtrückkehrtage) getrennt halten.
• Die Ansässigkeitsbescheinigung Gre-1 jedes Jahr einholen und Nichtrückkehrtage für die Gre-3 erfassen.
• Die 4,5-Prozent-Grenze nicht als Zahler ohne Schweizer Sitz anwenden; die kantonale Steuerverwaltung fragen.
• A1 oder Telearbeitsausnahme über die deutschen Stellen beantragen, möglichst vor Arbeitsbeginn.
• Bei direkter Anstellung Schweizer Anmeldungen, Unfallversicherung und Vorsorge bestätigen.
• Nur einen Schweizer Anbieter mit Bewilligung als EOR nutzen und die Betriebsstätte getrennt prüfen.
• Bleibt ein EOR passend, bei Deel das Setup für einen EOR in der Schweiz erfragen (öffnet in neuem Tab) und die schriftliche Antwort mit einer Alternative vergleichen.