Kündigung in den USA: At-will, Schlusszahlung und WARN Act

Ein deutsches Unternehmen kann das Arbeitsverhältnis eines US-Beschäftigten in der Regel ohne den Kündigungsschutz und die Kündigungsfristen beenden, die es aus Deutschland kennt, denn die US-Privatwirtschaft arbeitet in allen Bundesstaaten außer Montana nach dem At-will-Prinzip. Das ist aber nur eine Grundregel. Der Kündigungsgrund darf nicht rechtswidrig sein, ein Vertrag oder eine schriftliche Richtlinie kann die Lage ändern, und Bundes- wie Landesrecht regeln weiterhin die Schlusszahlung, die Aufhebungsvereinbarung (Separation Agreement), Massenentlassungen nach dem WARN Act, die Arbeitslosenversicherung und die Krankenversicherung nach COBRA. Dieser Ratgeber erklärt jeden dieser Punkte für deutsche Arbeitgeber.

Kurzantwort

Ist eine Kündigung in den USA jederzeit möglich?

In den meisten Fällen ja, aber mit Bedingungen. USAGov stellt fest, dass alle Bundesstaaten außer Montana At-will-Beschäftigung erlauben: Arbeitgeber und Arbeitnehmer können das Arbeitsverhältnis jederzeit und aus jedem Grund beenden, solange der Grund nicht rechtswidrig ist. USAGov weist außerdem darauf hin, dass At-will-Beschäftigung für Personen mit unterschriebenem Vertrag möglicherweise nicht gilt und dass Bundes- und Landesbehörden Gesetze dazu haben, wie und wann Beschäftigten gekündigt werden darf.

Auf Bundesebene schweigt der Fair Labor Standards Act (FLSA) zu dieser Frage. Das US-Arbeitsministerium (DOL) stellt fest, dass der FLSA keine Mitteilung an den Beschäftigten vor einer Kündigung oder einem Stellenabbau verlangt. Eine kalifornische Behörde ergänzt, dass ohne abweichende Vereinbarung keine Seite vorher etwas mitteilen muss.

Übertragen Sie die deutschen Konzepte Kündigungsfrist, Kündigungsschutz und Abfindung nicht schematisch auf das US-Recht. Prüfen Sie den Arbeitsvertrag sowie die bundesweiten, bundesstaatlichen und lokalen Regeln, die für die konkrete Kündigung gelten.

Was bedeutet At-will in der Praxis?

Das Arbeitsministerium von Maryland beschreibt den Gedanken so: Ohne ausdrücklichen Vertrag, ohne Vereinbarung oder Richtlinie, die etwas anderes bestimmt, darf eine Person aus nahezu jedem Grund eingestellt oder entlassen werden, ob fair oder nicht, oder ganz ohne Grund. Diese Erklärung eines Bundesstaats ist nur der Ausgangspunkt. Prüfen Sie vor der Entscheidung den Vertrag sowie alle anwendbaren Regeln von Bund, Bundesstaat und Kommune.

Daraus folgen zwei praktische Punkte. Erstens sollten Sie den schriftlichen Arbeitsvertrag und jede schriftliche Personalrichtlinie lesen, denn sie können die Grundregel ändern. Montana ist anders: Das Gesetz nennt bestimmte Gründe für eine rechtswidrige Kündigung. Der fehlende Good cause wird erst relevant, nachdem die Person die Probezeit des Arbeitgebers abgeschlossen hat; während der Probezeit erlaubt das Gesetz eine At-will-Kündigung mit Mitteilung. Zweitens: Übertragen Sie nicht, was ein Staat sagt, auf einen anderen; zu hier nicht genannten Staaten treffen wir keine Aussage.

Wann ist eine Kündigung rechtswidrig?

At-will-Beschäftigung erlaubt keinen rechtswidrigen Grund. USAGov nennt unter anderem Diskriminierung wegen Rasse, Geschlecht, Alter (ab 40), nationaler Herkunft, Behinderung oder genetischer Informationen sowie Vergeltung dafür, dass jemand rechtswidrige oder unsichere Arbeitspraktiken meldet. Maryland ergänzt Gesetze, die vor Kündigung schützen, wenn jemand einen Entschädigungsanspruch wegen Arbeitsunfalls stellt oder versucht, Ansprüche auf Überstundenvergütung oder Mindestlohn durchzusetzen.

Auch ein ausländischer Arbeitgeber steht nicht außerhalb dieser Regeln. Die EEOC hält in ihrer Richtlinie von 1993 fest, dass Title VII für einen ausländischen Arbeitgeber gilt, wenn er innerhalb der USA diskriminiert, und dass der Americans with Disabilities Act (ADA) in der Regel ebenso gilt, vorbehaltlich von Staatsverträgen. Die Erfassung hängt von der Größe ab: Laut EEOC ist ein Arbeitgeber für die meisten Merkmale ab 15 Beschäftigten erfasst, für das Alter ab 20. Unterhalb dieser Schwellen kann dennoch ein Landes- oder Kommunalgesetz gelten.

Vergeltungsmaßnahmen sind ein eigenes Risiko. Die EEOC sagt, es sei rechtswidrig, jemanden zu benachteiligen, weil er eine EEO-Beschwerde, ein Verfahren oder eine Klage eingereicht hat oder dort Zeuge war; die Beteiligung schützt aber nicht vor jeder Disziplinarmaßnahme oder Kündigung. OSHA stellt fest, dass Beschäftigte Sicherheitsbedenken melden dürfen, ohne bestraft zu werden, und eine Whistleblower-Beschwerde binnen 30 Tagen nach der Vergeltung einreichen können (für die auf der Seite beschriebene Beschwerde). Dokumentieren Sie vor der Kündigung den tatsächlichen Grund, und seien Sie vorsichtig, wenn die Person sich kürzlich beschwert hat.

Wann muss die Schlusszahlung erfolgen?

Es gibt keine einheitliche Bundesfrist. Das DOL stellt fest, dass Arbeitgeber nach Bundesrecht ehemaligen Beschäftigten die letzte Zahlung nicht sofort leisten müssen, dass einige Bundesstaaten aber sofortige Zahlung verlangen können. Die Regel hängt also vom Arbeitsort ab. Die drei Bundesstaaten unten sind nur Beispiele; weitere haben wir nicht geprüft, und die gefundene DOL-Seite enthält keine Fristen für die Schlusszahlung.

Die Formulierung für New York unterscheidet sich zwischen Gesetz und Seite des Generalstaatsanwalts, und wir geben beide so wieder, wie sie lauten. Die Quelle für Texas ist ein Behördenleitfaden, nicht der Gesetzestext. Bestätigen Sie die Frist in dem Bundesstaat, in dem die Person gearbeitet hat, und prüfen Sie den Abrechnungsstichtag rechtzeitig. Die Auszahlung nicht genommenen Urlaubs kann vom Landesrecht und der Arbeitgeberrichtlinie abhängen; siehe Urlaub und Feiertage in den USA.

Was ist eine Separation Agreement?

Eine Separation Agreement ist ein Vertrag über die Bedingungen der Beendigung. Eine Verzichtserklärung braucht eine Gegenleistung, also einen Wert, der über einen bereits bestehenden Anspruch hinausgeht. Der FLSA selbst verlangt keine Abfindung, doch ein Vertrag, Plan, Landesrecht oder anderes Gesetz kann eine Pflicht begründen. Der WARN Act ist ein eigenes Vorankündigungsgesetz.

Soll die Verzichtserklärung bei einer Person ab 40 auch Altersansprüche erfassen, setzt das Bundesrecht formale Bedingungen. Nach 29 U.S.C. 626(f) und der EEOC muss die Erklärung:

• in einer Weise verfasst sein, die für die Person verständlich ist, und sich ausdrücklich auf Rechte oder Ansprüche nach dem Altersdiskriminierungsgesetz beziehen;
• die Person schriftlich auffordern, einen Rechtsanwalt zu konsultieren;
• keine Ansprüche erfassen, die erst nach der Unterschrift entstehen, und eine Gegenleistung zusätzlich zu bestehenden Ansprüchen vorsehen;
• der Person mindestens 21 Tage zur Prüfung der Vereinbarung und mindestens 7 Tage nach der Unterschrift zum Widerruf einräumen; und
• mindestens 45 Tage zur Prüfung einräumen, wenn sie einer Gruppe im Rahmen eines Austritts- oder Beendigungsprogramms angeboten wird, zusammen mit den vorgeschriebenen Angaben zu Entscheidungseinheit, Teilnahmevoraussetzungen, Fristen, Tätigkeitsbezeichnungen und Alter.

Dies sind ausgewählte Anforderungen und kein Ersatz für das vollständige Gesetz. Bei anderen Ansprüchen leitet die EEOC den Test der wissentlich und freiwillig abgegebenen Erklärung aus der Rechtsprechung und den Umständen ab; Gegenleistung, Grenzen für künftige Ansprüche und weiteres Bundes- und Landesrecht bleiben relevant. Eine Person kann nicht auf das Recht verzichten, bei der EEOC eine Beschwerde einzureichen oder an ihrem Verfahren mitzuwirken. Lassen Sie die Vereinbarung von einer US-Anwältin oder einem US-Anwalt im Bundesstaat der Person entwerfen.

Was regelt der WARN Act bei Massenentlassungen?

Der Worker Adjustment and Retraining Notification (WARN) Act verlangt eine Vorankündigung bei qualifizierenden Betriebsschließungen und Massenentlassungen. Nach 29 U.S.C. 2101 hat ein erfasstes Unternehmen grundsätzlich 100 oder mehr Beschäftigte ohne gesetzlich definierte Teilzeitbeschäftigte oder 100 oder mehr Beschäftigte, die zusammen mindestens 4.000 Stunden pro Woche ohne Überstunden leisten. Eine Betriebsschließung ist eine qualifizierende Stilllegung an einem Standort, die innerhalb von 30 Tagen für mindestens 50 Beschäftigte, ohne gesetzlich definierte Teilzeitbeschäftigte, einen Arbeitsplatzverlust verursacht. Eine qualifizierende Massenentlassung betrifft an einem Standort grundsätzlich mindestens 50 Beschäftigte ohne gesetzlich definierte Teilzeitbeschäftigte und mindestens 33 Prozent der relevanten Belegschaft oder mindestens 500 solcher Beschäftigten.

Nach 29 U.S.C. 2102 darf ein Arbeitgeber eine Betriebsschließung oder Massenentlassung erst 60 Tage nach schriftlicher Vorankündigung anordnen. Kürzere Fristen sind in begrenzten Fällen zulässig, etwa bei einem angeschlagenen Unternehmen, nicht vorhersehbaren Geschäftsumständen oder einer Naturkatastrophe; diese Ausnahmen haben Bedingungen, planen Sie also nicht mit ihnen. Der Employment Law Guide des DOL, eine Seite mit Stand 2018, beschreibt dieselbe Regel von 60 Kalendertagen.

Bundesstaaten können eigene Regeln hinzufügen. Der Generalstaatsanwalt von New York stellt fest, dass erfasste Unternehmen nach dem New Yorker WARN Act vor einer Betriebsschließung mindestens 90 Tage vorher ankündigen müssen. Nicht geprüft haben wir, welche Arbeitgeber das New Yorker Gesetz erfasst, ob mehrere US-Gesellschaften einer deutschen Gruppe zusammengezählt werden, wie der Arbeitsplatzverlust definiert ist, welche Rechtsfolgen drohen und welche anderen Landesgesetze es gibt. Eine deutsche Gruppe mit US-Personal in mehreren Gesellschaften sollte daher früh US-Rat einholen.

Was passiert nach der Kündigung (Arbeitslosenversicherung, COBRA)?

Für die betroffene Person sind zwei Programme wichtig, zu beiden sollten Sie Fragen erwarten.

Arbeitslosenversicherung. Das DOL beschreibt die Arbeitslosenversicherung als gemeinsames Programm von Bund und Bundesstaaten, das berechtigten Beschäftigten Geldleistungen zahlt und von jedem Bundesstaat gesondert verwaltet wird. Voraussetzung ist unter anderem, dass die Person ohne eigenes Verschulden arbeitslos ist; der Antrag wird beim Programm des Bundesstaats gestellt, in dem sie gearbeitet hat. Laut dem DOL-Merkblatt wird die Finanzierung in der Mehrzahl der Bundesstaaten allein durch eine Steuer der Arbeitgeber getragen. Voraussetzungen, Beträge und Dauer legt jeder Bundesstaat fest; Zahlen nennen wir nicht.

COBRA. Bei einem erfassten Gruppenkrankenversicherungsplan kann eine freiwillige oder unfreiwillige Beendigung außer wegen groben Fehlverhaltens ein auslösendes Ereignis sein, wenn dadurch der Versicherungsschutz entfällt. Laut DOL gilt COBRA grundsätzlich für Pläne von Arbeitgebern mit 20 oder mehr Beschäftigten im Vorjahr. Die übliche Höchstdauer nach Beendigung beträgt 18 Monate, und die Wahlfrist beträgt mindestens 60 Tage, gerechnet ab dem späteren Zeitpunkt von Schutzverlust oder Zugang der Wahlinformation. Klären Sie Planerfassung, Beiträge und Ausnahmen mit der Verwaltung.

Was bedeutet das für Ihr Anstellungsmodell?

Die Kündigungsregeln unterscheiden sich je nach Modell, wählen Sie das Modell daher vor der Einstellung und nicht erst am Ende des Arbeitsverhältnisses. Den allgemeinen Vergleich finden Sie im Ratgeber Mitarbeiter im Ausland einstellen: Anstellung, Freelancer oder EOR. Zuerst steht die Einordnung der Person, siehe W-2 oder 1099: Angestellte und Contractor in den USA. Für das gesamte US-Bild beginnen Sie mit dem USA-Überblick, dem Ratgeber zur Einstellung in den USA von Deutschland aus und den weiteren Regeln in US-Arbeitsrecht für deutsche Unternehmen.

Wann kann ein EOR helfen?

Im dokumentierten Ablauf von Deel wählt der Kunde Deel als rechtlichen Employer of Record (EOR). Bestätigen Sie Payroll-Verantwortung, Steuerung der täglichen Arbeit und Kündigungsrollen in den maßgeblichen Unterlagen für den konkreten Bundesstaat und die Arbeitgebergesellschaft. Fragen Sie schriftlich, wer über die Kündigung entscheidet und sie durchführt, wer den letzten Lohn zahlt und wer eine Aufhebungsvereinbarung oder Entlassungsmitteilung übernimmt. Siehe Was ist ein Employer of Record?.

Im datierten EOR-Ablauf von Deel wird Deel als rechtlicher EOR ausgewählt. Der Ablauf fragt Land, Ort, Visum, Titel, Seniorität, Aufgabenbeschreibung, Vergütung und Arbeitsmuster ab. Rollen- und Standortbeschränkungen sowie die Prüfung von Angebot und Arbeitsvertrag gehören dazu. Holen Sie eine schriftliche Bestätigung zu Bundesstaat, Ort, Rolle und Arbeitgebergesellschaft ein und lassen Sie den Kündigungsprozess im selben Dokument festhalten.

Passt das Modell nach dem Vergleich, Einstellung in den USA mit Deel planen (öffnet in neuem Tab). Vergleichen Sie die Antwort mit der eigenen Lohnabrechnung und einer US-Gesellschaft.

Wann kann ein EOR nicht passen?

Ein EOR kann ungeeignet sein, wenn die Person ein echter selbstständiger Contractor ist, wenn Sie bereits eine US-Tochtergesellschaft mit Lohnabrechnung haben, wenn der Anbieter Rolle oder Bundesstaat nicht akzeptiert oder wenn die Tätigkeit eine dauerhafte Präsenz des Unternehmens in den USA verlangt. Mögliche Alternativen sind eine US-Gesellschaft und, soweit nach Prüfung der bundes- und landesrechtlichen Registrierung und Payroll verfügbar, die direkte Anstellung durch das ausländische Unternehmen; siehe Payroll in den USA für deutsche Unternehmen. Ein EOR beantwortet nicht automatisch, welche Kündigungspflichten gelten oder ob das deutsche Unternehmen eine steuerpflichtige US-Präsenz begründet. Holen Sie eine sachverhaltsbezogene arbeits- und steuerrechtliche Prüfung ein.

Weiterführende Ratgeber

• USA: Überblick für deutsche Arbeitgeber
• Mitarbeiter in den USA einstellen von Deutschland aus
• US-Arbeitsrecht für deutsche Unternehmen
• W-2 oder 1099: Angestellte und Contractor in den USA
• Urlaub und Feiertage in den USA
• Payroll in den USA für deutsche Unternehmen
• Entsendung in die USA

Wichtige Begriffe

Angestellte Person

Eine Person, die über einen lokalen Arbeitsvertrag beschäftigt wird, wobei der Arbeitgeber für Lohnabrechnung, Sozialabgaben und die Einhaltung des lokalen Arbeitsrechts verantwortlich ist.

Contractor (Selbstständige Person)

Eine selbstständige Person oder ein Unternehmen, das für bestimmte Leistungen auf Basis eines Dienst- oder Werkvertrags beauftragt wird, ohne den arbeitsrechtlichen Schutz oder die Lohnabrechnungspflichten, die für Angestellte gelten.

Employer of Record (EOR)

Ein Drittanbieter, der eine Person im Auftrag eines Kundenunternehmens rechtlich anstellt, in einem Land, in dem das Kundenunternehmen keine eigene Gesellschaft hat, und dabei lokale Lohnabrechnung, Verträge und Compliance übernimmt.

Betriebsstätte

Ein steuerlicher Begriff für eine feste Geschäftseinrichtung oder ausreichende Geschäftstätigkeit in einem Land, die für ein ausländisches Unternehmen lokale Unternehmenssteuerpflichten auslösen kann.

Scheinselbstständigkeit

Die Behandlung einer Person als Contractor, obwohl das lokale Recht sie aufgrund der tatsächlichen Arbeitsbeziehung als Angestellte einstufen würde, was Steuernachforderungen, Bußgelder und arbeitsrechtliche Ansprüche nach sich ziehen kann.

Schlusscheckliste

• Arbeitsvertrag und schriftliche Richtlinien lesen, bevor Sie sich auf die At-will-Regel stützen.
• Den Bundesstaat bestimmen, in dem die Person gearbeitet hat, und keine Regeln eines anderen Staats anwenden.
• Den tatsächlichen Kündigungsgrund dokumentieren und gegen rechtswidrige Gründe und das Vergeltungsverbot prüfen.
• Die Frist für die Schlusszahlung dieses Bundesstaats bestätigen und die letzte Lohnabrechnung danach planen.
• Bei einer Aufhebungsvereinbarung einen US-Anwalt einbinden und die Fristen von 21, 7 oder 45 Tagen für Altersansprüche beachten.
• Beschäftigte und Standorte zählen und vor einem größeren Stellenabbau den WARN Act und mögliche Landesregeln prüfen.
• Informationen zu Arbeitslosenversicherung und COBRA für die Person vorbereiten.
• Bleibt ein EOR passend, EOR-Optionen für eine Einstellung in den USA bei Deel erfragen (öffnet in neuem Tab) und die schriftliche Antwort, auch zum Kündigungsprozess, mit einer Alternative vergleichen.