Payroll in den USA für deutsche Unternehmen: Pflichten

Ein deutsches Unternehmen mit einer beschäftigten Person in den USA braucht grundsätzlich eine Employer Identification Number (EIN) sowie Prozesse für Einbehalt, Einzahlung und Meldung auf Bundesebene. Die meisten Arbeitgeber reichen Formular 941 quartalsweise ein; ein von der IRS zugelassener Form-944-Arbeitgeber folgt dem jährlichen Weg. Formular 940 gilt, wenn der Arbeitgeber der bundesweiten Arbeitslosensteuer (FUTA) unterliegt, und für Beschäftigte ist grundsätzlich W-2-Berichterstattung nötig. Pflichten der Bundesstaaten können Einkommensteuer-Einbehalt, Arbeitslosenversicherung und Workers’ Compensation umfassen. Dieser Ratgeber behandelt eine lokale Anstellung und verwendet Bundeswerte für 2026.

Kurzantwort

Welche Registrierungen braucht ein deutsches Unternehmen für US-Payroll?

Es gelten vier Ebenen, und die erste ersetzt die anderen nicht:

1. Bund: eine EIN, danach Einbehalt, Einzahlungen und Meldungen bei der IRS.
2. Steuerbehörde des Bundesstaats: Registrierung für den Einbehalt der bundesstaatlichen Einkommensteuer, soweit der Staat eine erhebt.
3. Behörde für die bundesstaatliche Arbeitslosenversicherung: Registrierung für die SUI. Das US Department of Labor führt ein Verzeichnis dieser Behörden; Schwellen und Sätze legt jede Behörde selbst fest.
4. Workers’ Compensation: Versicherung oder gleichwertige Lösung nach den Regeln des Arbeitsstaats. Nutzen Sie die aktuelle offizielle Workers-Compensation-Stelle dieses Bundesstaats.

Für eine Person, die zur Beschäftigung in den USA eingestellt wird, ist Formular I-9 nach der aktuellen USCIS-Anleitung auszufüllen. Abschnitt 2 ist grundsätzlich binnen drei Geschäftstagen nach dem ersten Arbeitstag fällig. Dauert die Beschäftigung weniger als drei Geschäftstage, ist er am ersten Tag fällig. Verwenden Sie die aktuell von USCIS angezeigte Ausgabe. Mehr zur Arbeitserlaubnis steht im Ratgeber zur Einstellung in den USA. Ob das deutsche Unternehmen sich im Staat außerdem als ausländische Gesellschaft registrieren muss und was seine Tätigkeit für Körperschaftsteuer und Betriebsstätte bedeutet, sind getrennte Fragen, die dieser Ratgeber nicht entscheidet.

Wie bekommt ein ausländisches Unternehmen eine EIN?

Nach Angaben der IRS brauchen Sie eine EIN, wenn Sie Beschäftigte haben. Für ein Unternehmen mit Hauptsitz außerhalb der USA nennt die IRS drei Wege mit dem Formular SS-4 (Application for Employer Identification Number): Telefon, Fax und Post. Die Online-Beantragung ist für Unternehmen mit Hauptsitz in den USA aufgeführt.

• Telefon: 267-941-1099, montags bis freitags von 6:00 bis 23:00 Uhr US-Ostküstenzeit. Die Nummer ist nicht gebührenfrei und gilt für Antragsteller ohne US-Wohnsitz, ohne US-Hauptsitz und ohne US-Hauptniederlassung oder -Vertretung.
• Fax: 304-707-9471 für Antragsteller außerhalb der USA; die IRS nennt als üblichen Zeitraum bis zur Rückmeldung der EIN 4 Werktage.
• Post: Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999. Die IRS empfiehlt, das Formular mindestens 4 bis 5 Wochen vor dem Bedarf einzureichen.

Hat die verantwortliche Person weder eine Social Security Number noch eine ITIN und kann auch keine erhalten, tragen die Anleitungen zum SS-4 in Zeile 7b „foreign“ oder N/A ein. Prüfen Sie Nummern und Adressen am Tag der Antragstellung. Die EIN ist die Bundeskennung; sie erfüllt nicht von selbst gesonderte Arbeitgeber-, Einbehalts- oder Arbeitslosenregistrierungen des Arbeitsstaats.

Welche Formulare und Fristen gelten?

Die beschäftigte Person übergibt dem Arbeitgeber das Formular W-4 (Employee’s Withholding Certificate). Der Arbeitgeber behält die Einkommensteuer nach diesem Formular und den Tabellen der Publication 15-T ein. Die IRS rät, jedes Jahr ein neues Formular W-4 in Betracht zu ziehen.

Die wichtigsten Bundeswerte 2026 aus der Publication 15:

• Social-Security-Beitrag: je 6,2 % für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, bis zu einer Beitragsbemessungsgrenze von 184.500 USD.
• Medicare-Beitrag: je 1,45 % für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
• Additional Medicare Tax: 0,9 %, die beim Arbeitnehmer auf Lohn über 200.000 USD einbehalten wird; einen Arbeitgeberanteil gibt es nicht.

Die IRS nennt zwei Einzahlungsrhythmen, monatlich und halbwöchentlich (semi-weekly), und verlangt, dass Bundessteuern per elektronischer Überweisung (EFT) eingezahlt werden; das Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) ist ein möglicher Weg. Beim monatlichen Rhythmus ist die Einzahlung bis zum 15. Tag des Folgemonats fällig. Welcher Rhythmus gilt, entscheidet nach Publication 15, Abschnitt 11, der Rückblickzeitraum (lookback period); dort steht auch eine Regel für die Einzahlung bis zum nächsten Werktag ab 100.000 USD. Lesen Sie den Abschnitt selbst, statt sich auf eine Zusammenfassung zu verlassen.

Fällt ein Termin auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, lässt die IRS die Einreichung am nächsten Werktag zu. Prüfen Sie die Termine jedes Jahr im Januar, weil die IRS sie jahresweise veröffentlicht.

Was ist FUTA und was die State Unemployment Insurance?

Die FUTA ist eine Bundessteuer, die der Arbeitgeber allein aus eigenen Mitteln zahlt; Beschäftigte zahlen sie nicht und sie wird nicht vom Lohn einbehalten. Für 2026 nennt die Publication 15 einen Satz von 6,0 % auf die ersten 7.000 USD, die je Beschäftigtem im Jahr gezahlt werden. Eine Gutschrift von bis zu 5,4 % kann möglich sein, wenn der Arbeitgeber die vollständigen, fristgerechten und lohnbezogenen Voraussetzungen erfüllt und der betreffende Staat kein credit reduction state ist. Prüfen Sie die aktuelle Anleitung zu Formular 940. Als allgemeine Schwelle nennt die Publication 15 Lohnzahlungen von mindestens 1.500 USD in einem Kalenderquartal oder Beschäftigte in 20 oder mehr Wochen.

Die Staatsebene ist eine eigene Registrierung. Das kalifornische Employment Development Department schreibt, dass sich ein Unternehmen registrieren muss, sobald es in einem Kalenderquartal mehr als 100 USD Lohn zahlt, und zwar innerhalb von 15 Tagen. Das New Yorker Department of Labor beschreibt die Beitragspflicht eines allgemeinen Unternehmens ab dem ersten Tag des Kalenderquartals, in dem es 300 USD oder mehr zahlt, und verlangt vor der Registrierung eine bundesweite EIN. Das sind zwei Beispiele, keine Regel: Schlagen Sie den Arbeitsstaat im Verzeichnis des Department of Labor nach.

Was kann ein Bundesstaat noch hinzufügen?

Beginnen Sie mit Bundesstaat und Kommune des Arbeitsorts. Prüfen Sie dann, ob Wohnsitz, Arbeit in mehreren Staaten oder eine andere Regel den Einbehalt verändert. Kalifornien führt vier Payroll-Steuern auf: Arbeitslosenversicherung und Employment Training Tax zahlt der Arbeitgeber, State Disability Insurance und Einkommensteuer werden vom Arbeitnehmer einbehalten. Das New Yorker Formular IT-2104 betrifft den Einbehalt für New York State, New York City und Yonkers. Die Metropolitan Commuter Transportation Mobility Tax kann nur anfallen, wenn die aktuellen Bedingungen zu Einbehalt, Beschäftigten, MCTD-Arbeitsort und quartalsweisen Payroll-Aufwendungen erfüllt sind. Bezahlte Krankheits- und Familienzeit sowie Invaliditätsprogramme erfordern eine eigene Prüfung; siehe Urlaub und Feiertage in den USA. Fragen Sie die zuständige Stelle des Arbeitsstaats, ob und wann die Neueinstellung gemeldet werden muss, und nutzen Sie ihr aktuelles Portal.

Ändert das deutsch-amerikanische Sozialversicherungsabkommen etwas daran?

Für die in diesem Ratgeber angenommene lokale Anstellung gelten grundsätzlich US-Regeln. Die IRS schreibt, dass Personen, die in den USA für einen ausländischen Arbeitgeber arbeiten, grundsätzlich dem Einbehalt von Social Security und Medicare durch diesen Arbeitgeber unterliegen. Ein Sozialversicherungsabkommen kann Doppelbeiträge vermeiden, doch nach der IRS muss die Person für eine Befreiung eine Bescheinigung des Heimatstaats vorlegen. Eine vorübergehend aus Deutschland entsandte Person kann stattdessen unter die Entsendungs- oder Ausnahmevorschriften des Abkommens fallen; der Wohnsitz allein entscheidet nicht. Die Deutsche Rentenversicherung hält fest, dass das Abkommen nur die Rentenversicherung regelt. Die Arbeitslosenversicherung des Bundesstaats und Workers’ Compensation werden dadurch nicht aufgehoben. Zu Entsendungen siehe Entsendung in die USA.

Wer deckt Workers’ Compensation ab?

Der Arbeitgeber organisiert normalerweise die verlangte Deckung. Nutzen Sie die offizielle Workers-Compensation-Stelle des Arbeitsstaats. New York schreibt, dass praktisch alle Arbeitgeber im Staat Versicherungsschutz bieten müssen, und Kalifornien verlangt die Versicherung bereits bei einem Beschäftigten. Ausnahmen und der Versicherungsweg unterscheiden sich je nach Staat; fragen Sie vor dem Starttermin die Behörde oder einen Versicherungsmakler.

Wann kann ein EOR die Payroll übernehmen?

Nach dem dokumentierten Deel-Modell handelt Deel als rechtlicher Arbeitgeber und führt die Arbeitgeber-Payroll, während der Kunde die tägliche Führung behält. Bestätigen Sie Anstellungseinheit, Abdeckung des Bundesstaats und Verteilung der Meldungen im Vertrag. Dies ist eine Alternative zur direkten Arbeitgeber-Payroll des deutschen Unternehmens, keine Übertragung seiner EIN. Das Modell erklärt Was ist ein Employer of Record?.

Im datierten EOR-Ablauf von Deel wird Deel als rechtlicher EOR ausgewählt. Der Ablauf fragt Land, Ort, Visum, Titel, Seniorität, Aufgabenbeschreibung, Vergütung und Arbeitsmuster ab. Rollen- und Standortbeschränkungen sowie Prüfung von Angebot und Arbeitsvertrag gehören dazu. Holen Sie eine schriftliche Bestätigung zu US-Bundesstaat, Ort, Rolle und Arbeitgebergesellschaft ein.

Passt das Modell nach dem Vergleich, bei Deel EOR-Optionen für US-Payroll erfragen (öffnet in neuem Tab). Vergleichen Sie es mit direkter Payroll und einer möglichen US-Konzerngesellschaft.

Wann kann ein EOR nicht passen?

Ein EOR passt unter Umständen nicht, wenn der Konzern bereits eine US-Tochter mit Payroll hat, wenn das Unternehmen das direkte Arbeitsverhältnis will und die Registrierungen selbst leisten kann oder wenn der Anbieter den genauen Bundesstaat oder die Rolle nicht annimmt. Ein Payroll-Dienstleister, eine Professional Employer Organization oder eine US-Tochtergesellschaft können Alternativen sein. Lassen Sie die steuerliche Präsenz vor der Modellwahl gesondert durch deutsche und US-Beratung prüfen; siehe Betriebsstättenrisiko durch Mitarbeiter im Homeoffice im Ausland.

Was bedeutet das für Ihr Anstellungsmodell?

Die Payroll ist nur ein Baustein. Beginnen Sie mit dem tatsächlichen Arbeitsstaat der Person und vergleichen Sie direkte Payroll, eine US-Gesellschaft und einen EOR anhand derselben Tatsachen mit der Entscheidungshilfe Angestellte, Contractor oder EOR: Wie wählen. Ein echter Contractor wird nicht als Arbeitnehmer abgerechnet. Meldepflichten, möglicher Einbehalt und Regeln des Bundesstaats brauchen dennoch eine eigene Prüfung; siehe W-2 oder 1099. Auch Kündigungsregeln prägen den Vertrag; siehe Kündigung in den USA und US-Arbeitsrecht für deutsche Unternehmen. Das Gesamtbild bieten der Ratgeber zur Einstellung in den USA und die USA-Übersicht.

Weiterführende Ratgeber

• In den USA einstellen von Deutschland: Ratgeber für deutsche Unternehmen
• US-Arbeitsrecht für deutsche Unternehmen
• Angestellte, Contractor oder EOR: Wie wählen
• Kündigung in den USA
• Entsendung in die USA (D/USA 101)

Wichtige Begriffe

Angestellte Person

Eine Person, die über einen lokalen Arbeitsvertrag beschäftigt wird, wobei der Arbeitgeber für Lohnabrechnung, Sozialabgaben und die Einhaltung des lokalen Arbeitsrechts verantwortlich ist.

Contractor (Selbstständige Person)

Eine selbstständige Person oder ein Unternehmen, das für bestimmte Leistungen auf Basis eines Dienst- oder Werkvertrags beauftragt wird, ohne den arbeitsrechtlichen Schutz oder die Lohnabrechnungspflichten, die für Angestellte gelten.

Employer of Record (EOR)

Ein Drittanbieter, der eine Person im Auftrag eines Kundenunternehmens rechtlich anstellt, in einem Land, in dem das Kundenunternehmen keine eigene Gesellschaft hat, und dabei lokale Lohnabrechnung, Verträge und Compliance übernimmt.

Betriebsstätte

Ein steuerlicher Begriff für eine feste Geschäftseinrichtung oder ausreichende Geschäftstätigkeit in einem Land, die für ein ausländisches Unternehmen lokale Unternehmenssteuerpflichten auslösen kann.

Scheinselbstständigkeit

Die Behandlung einer Person als Contractor, obwohl das lokale Recht sie aufgrund der tatsächlichen Arbeitsbeziehung als Angestellte einstufen würde, was Steuernachforderungen, Bußgelder und arbeitsrechtliche Ansprüche nach sich ziehen kann.

Schlusscheckliste

• Arbeitsstaat der Person klären und prüfen, ob es ein Arbeitnehmer oder ein echter Contractor ist.
• Die EIN rechtzeitig vor dem Start per Telefon, Fax oder Post beantragen.
• Sich bei der Steuerbehörde und der Behörde für die Arbeitslosenversicherung des Staates registrieren.
• Workers’ Compensation nach den Regeln des Arbeitsstaats einrichten.
• Formular I-9 nach den aktuellen USCIS-Fristen ausfüllen und Formular W-4 einholen.
• Elektronische Einzahlungen an die IRS und den Kalender für 941, 940 und W-2 einrichten.
• Bundeswerte wie die Social-Security-Beitragsbemessungsgrenze jeden Januar neu prüfen.
• Direkte Payroll, US-Gesellschaft und EOR anhand derselben Tatsachen vergleichen; bei Deel ein schriftliches Angebot für Staat und Rolle einholen (öffnet in neuem Tab) und mit einer Alternative vergleichen.