Entsendung in die USA: D/USA 101 und die 60-Monats-Regel

Ein deutsches Unternehmen, das eine bestehende Mitarbeiterin oder einen bestehenden Mitarbeiter für begrenzte Zeit in die USA sendet, kann diese Person nach dem Sozialversicherungsabkommen Deutschland-USA bis zu 60 Monate (fünf Jahre) in der deutschen Rentenversicherung halten. Nachweis ist die Bescheinigung D/USA 101, die der Arbeitgeber in der Regel über die gesetzliche Krankenkasse oder in manchen Fällen über die DVKA beantragt. Das Abkommen koordiniert nur die Rentenversicherung: Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung, Einkommensteuer und Einwanderung folgen eigenen Regeln, und eine neue lokale Einstellung in den USA ist keine Entsendung.

Kurzantwort

Was ist die Bescheinigung D/USA 101?

D/USA 101 weist gegenüber deutschen und US-amerikanischen Stellen nach, dass in den vom Abkommen erfassten Zweigen deutsches Recht anstelle der entsprechenden US-Vorschriften gilt. Das Abkommen koordiniert vor allem die erfassten Rentenversicherungssysteme, nicht jeden Zweig der sozialen Sicherheit.

Wer ausstellt, hängt vom Fall ab. Die aktuellen amtlichen Seiten sind ohne Beitragsabführung an eine Krankenkasse nicht vollständig deckungsgleich: Die länderspezifische DVKA-Seite nennt die DVKA, die aktuelle DRV-USA-Seite bei fehlender Rentenversicherungspflicht die DRV Bund. Klären Sie die Zuständigkeit vor dem Antrag. Seit dem 1. Januar 2026 erfolgen Anträge grundsätzlich elektronisch; bei Zuständigkeit der SVLFG stellt die DVKA einen gesonderten Fragebogen bereit.

Daneben gibt es das Formular D/USA 101 A. Die DVKA stellt es als Nachweis für die Befreiung von US-Sozialversicherungsbeiträgen dar, der den amerikanischen Steuerbehörden vorgelegt wird. Prüfen Sie die DVKA-Seite, bevor Sie es für Ihre Entsendung verwenden, denn sie beschreibt es vor allem für US-Bürger, die in Deutschland arbeiten.

Auch die US-Seite erwartet den Nachweis. Nach dem IRS unterliegen Personen, die in den USA bei einem ausländischen Arbeitgeber beschäftigt sind, grundsätzlich dem Einbehalt von Social Security und Medicare durch diesen Arbeitgeber, sofern kein Sozialversicherungsabkommen eine Befreiung vorsieht; wer sie beansprucht, braucht eine Bescheinigung der Sozialversicherungsstelle seines Heimatlandes. Die IRS-Seite nennt Deutschland nicht ausdrücklich.

Wie lange kann man in die USA entsenden?

Die Webseite der DRV sagt, eine Entsendung sei auf 60 Monate befristet. DVKA und DRV-Broschüre sprechen von fünf Jahren. Behandeln Sie beides als denselben Zeitraum: Schreiben Sie in Ihren Unterlagen „bis zu 60 Monate (fünf Jahre)“ und nennen Sie beide Quellen.

Eine Entsendung nach dem Abkommen setzt mehrere Tatsachen zusammen voraus:

• Die Person ist gewöhnlich in Deutschland beschäftigt und wird im Rahmen eines bestehenden deutschen Beschäftigungsverhältnisses gesendet.
• Der Aufenthalt ist von Anfang an zeitlich begrenzt, nicht erst später informell verlängert. Nach der DRV-Broschüre ist ein Einsatz, dessen Ende sich erst später ergibt, keine Entsendung.
• Der deutsche Arbeitgeber behält das Weisungsrecht, zum Beispiel indem er dem Einsatz zustimmt und weiter zahlt.
• Der geplante Aufenthalt überschreitet fünf Jahre nicht.

Ist der Einsatz im Voraus auf mehr als fünf Jahre befristet, ist nach der DVKA keine Entsendung nach dem Abkommen möglich, und es gelten grundsätzlich sofort die amerikanischen Vorschriften, sofern keine Ausnahmevereinbarung geschlossen wird. Die DVKA empfiehlt, sie möglichst vier Monate vor Aufnahme der Beschäftigung in den USA zu beantragen. Beschäftigte und Arbeitgeber stellen den Antrag gemeinsam elektronisch; auf deutscher Seite entscheidet die DVKA, auf US-Seite die Social Security Administration, beide nach Ermessen. Grundsätzlich gilt sie für Zeiträume von bis zu fünf Jahren; eine Verlängerung um bis zu drei weitere Jahre kommt in Betracht, wenn besondere Umstände sie erfordern. Planen Sie den Starttermin nicht um eine Genehmigung herum.

Die internen Anweisungen der SSA, geschrieben aus Sicht eines US-Arbeitgebers, der eine Person nach Deutschland sendet, kennen ebenfalls eine Fünfjahresgrenze, gelten für denselben Arbeitgeber oder ein verbundenes Unternehmen und schränken wiederholte Einsätze ein. Sie beschreiben die Gegenrichtung. Fragen Sie daher bei der DVKA nach, wie wiederholte oder verlängerte Entsendungen in die USA behandelt werden und ob eine Entsendung zu einem US-Konzernunternehmen passt, bevor Sie eines von beidem zusagen.

Was deckt das Abkommen nicht ab?

Nach der DRV enthält das deutsch-amerikanische Abkommen nur Regelungen zur Rentenversicherung; alle anderen Bereiche der Sozialversicherung werden nicht erfasst. Auf deutscher Seite nennt die DVKA die Rentenversicherung und die besonderen Alterssicherungssysteme (knappschaftliche Rentenversicherung, Hüttenknappschaft, Alterssicherung der Landwirte). Die folgende Tabelle ist eine Prüfhilfe, keine Entscheidung.

Zur Krankenversicherung sagt die DVKA: Wer während einer vorübergehenden Tätigkeit in den USA in Deutschland gesetzlich versichert bleibt, erhält Leistungen bei Krankheit vom Arbeitgeber, und die Krankenkasse erstattet dem Arbeitgeber die Kosten höchstens bis zu den deutschen Vertragssätzen. Nach einem Arbeitsunfall wenden Sie sich an den zuständigen deutschen Unfallversicherungsträger. Die DVKA-Seiten sagen nicht, dass US-Kosten vollständig gedeckt sind, und auch nicht, dass ein privater US-Krankenschutz überflüssig ist. Die DVKA warnt außerdem für Entsendungen ins Ausland allgemein, dass eine Doppelversicherung entstehen kann, wenn auch das Recht des Gastlandes gilt. Die Pflegeversicherung nennt nur die Broschüre; fragen Sie bei Bedarf die Kasse.

Die Einkommensteuer ist ein eigener Strang. Artikel 15 Absatz 2 des Abkommens Deutschland-USA verwendet drei kumulative Bedingungen, darunter höchstens 183 Tage im betreffenden Kalenderjahr. Ein Einsatz von mehr als 183 Tagen erfüllt diese erste Bedingung nicht; auch bei kürzeren Einsätzen sind alle drei Voraussetzungen zu prüfen. Trägt ein US-Konzernunternehmen die Vergütung wirtschaftlich oder tatsächlich, lassen Sie sowohl die Arbeitgebervoraussetzung als auch die Zuordnung zu einer US-Betriebsstätte oder festen Einrichtung prüfen. Die Kostenübernahme allein entscheidet keinen Test. Der IRS-Test „substantial presence“ ist eine andere Zählung über drei Jahre. Klären Sie die Lohnsteuer mit dem Betriebsstättenfinanzamt und einer deutsch-amerikanischen Steuerberatung. Der Ratgeber zur A1-Bescheinigung behandelt das gesonderte Instrument für Einsätze in der EU, im EWR, in der Schweiz und im Vereinigten Königreich.

Welches Visum braucht eine entsandte Person?

Die Sozialversicherungsbescheinigung gibt niemandem das Recht, in den USA zu arbeiten. Dieser Ratgeber geht nur so weit wie die Definitionen der USCIS; ob eine bestimmte Person oder Stelle in Betracht kommt, klärt eine US-Einwanderungsberatung.

• L-1A betrifft qualifizierende Führungskräfte oder Manager bei konzerninterner Versetzung. Nach USCIS kann ein US-amerikanischer oder ausländischer Arbeitgeber den Antrag stellen; ein antragstellender ausländischer Arbeitgeber braucht eine rechtliche Geschäftseinheit in den USA. Beschäftigungs- und Unternehmensbeziehung sind gesondert zu prüfen. Der erste Aufenthalt beträgt grundsätzlich bis zu drei Jahre, mit gesetzlichen Verlängerungsgrenzen.
• L-1B betrifft Spezialwissen, mit insgesamt höchstens fünf Jahren.
• B-1 gilt für vorübergehende Geschäftsbesuche, etwa Besprechungen oder Vertragsverhandlungen. Es ist ein Besuchsstatus und kein Weg zur Beschäftigung; was ein Besucher tun darf, bestätigen das US-Außenministerium und eine Beratung.

Für L-1 braucht es eine qualifizierende US-Geschäftseinheit und Unternehmensbeziehung. Nach USCIS kann ein US-amerikanischer oder ausländischer Arbeitgeber den Antrag stellen; ein antragstellender ausländischer Arbeitgeber muss jedoch eine rechtliche Geschäftseinheit in den USA haben. Visumsdauer und sozialversicherungsrechtliche Frist laufen getrennt.

Was ändert sich bei einem Wechsel in eine US-Anstellung?

Ein Wechsel zu einem US-Arbeitgeber oder auf eine US-Gehaltsabrechnung verändert die Prüfung. Die Entsendevoraussetzungen (bestehende deutsche Beschäftigung, im Voraus gesetzte Grenze, fortgesetzte deutsche Zahlung und Weisung) passen in der Regel nicht mehr, sobald die Person für eine dauerhafte US-Stelle gewonnen wird. Nach der DRV entscheidet sich die Versicherung bei Arbeit in den USA ohne Entsendung nach den dortigen nationalen Vorschriften; die Rentenversicherung kann eine US-Versicherungspflicht nicht beurteilen.

Behandeln Sie den Wechsel dann als lokale US-Einstellung. Eine lokale Einstellung kann Payroll-, Registrierungs- und Einordnungspflichten auf Bundes- und Bundesstaatsebene auslösen. Bestimmen Sie Arbeitsstaat und anstellende Einheit und prüfen Sie die aktuellen Anforderungen bei den zuständigen Behörden; siehe Payroll in den USA für deutsche Unternehmen, W-2 oder 1099: Angestellte oder Contractor und Kündigung in den USA. Der Überblick zum US-Arbeitsrecht und der Ratgeber zu Urlaub und Feiertagen nennen Regeln, die für Arbeitsort und Person zu prüfen sind.

Was bedeutet das für Ihr Anstellungsmodell?

Beginnen Sie bei der Person und beim Zeitrahmen. Ein kurzer, fest befristeter Einsatz einer bestehenden beschäftigten Person kann als Entsendung gelten, wenn alle DVKA-Voraussetzungen erfüllt sind, insbesondere das fortbestehende deutsche Beschäftigungsverhältnis, das Weisungsrecht und die Tätigkeit für Rechnung des deutschen Arbeitgebers. Eine dauerhaft angelegte US-Stelle weist meist auf lokale Anstellung; der Ratgeber zur Wahl zwischen Angestellten, Contractor und EOR hilft beim Vergleich.

Im dokumentierten EOR-Ablauf von Deel wird Deel als rechtlicher EOR ausgewählt. Lassen Sie sich Vertrags- und Anstellungseinheiten, geltende Bedingungen, abgedeckten Bundesstaat und Verteilung von Payroll- und Compliance-Aufgaben nennen. Behandeln Sie das Modell nicht ohne gesonderte Prüfung als deutsche Entsendung. Bleibt es passend, bei Deel eine EOR-Option für die US-Rolle erfragen (öffnet in neuem Tab) und die schriftliche Antwort mit direkter lokaler Anstellung vergleichen.

Wann kann ein EOR nicht passen?

Ein EOR kann ungeeignet sein, wenn die Tatsachen eine echte vorübergehende Entsendung tragen, bereits eine geeignete US-Anstellungseinheit besteht oder Visumsunterstützung, Bundesstaat oder Rolle nicht abgedeckt sind. Vergleichen Sie dann den dokumentierten Entsendeweg oder direkte lokale Anstellung mit spezialisierter Beratung zu Einwanderung, Arbeitsrecht und Steuern.

Weiterführende Ratgeber

• In den USA einstellen von Deutschland
• US-Arbeitsrecht für deutsche Unternehmen
• Payroll in den USA für deutsche Unternehmen
• A1-Bescheinigung: wann sie nötig ist und wer sie ausstellt
• Betriebsstättenrisiko durch Mitarbeiter im Ausland

Wichtige Begriffe

Angestellte Person

Eine Person, die über einen lokalen Arbeitsvertrag beschäftigt wird, wobei der Arbeitgeber für Lohnabrechnung, Sozialabgaben und die Einhaltung des lokalen Arbeitsrechts verantwortlich ist.

Contractor (Selbstständige Person)

Eine selbstständige Person oder ein Unternehmen, das für bestimmte Leistungen auf Basis eines Dienst- oder Werkvertrags beauftragt wird, ohne den arbeitsrechtlichen Schutz oder die Lohnabrechnungspflichten, die für Angestellte gelten.

Employer of Record (EOR)

Ein Drittanbieter, der eine Person im Auftrag eines Kundenunternehmens rechtlich anstellt, in einem Land, in dem das Kundenunternehmen keine eigene Gesellschaft hat, und dabei lokale Lohnabrechnung, Verträge und Compliance übernimmt.

Betriebsstätte

Ein steuerlicher Begriff für eine feste Geschäftseinrichtung oder ausreichende Geschäftstätigkeit in einem Land, die für ein ausländisches Unternehmen lokale Unternehmenssteuerpflichten auslösen kann.

Scheinselbstständigkeit

Die Behandlung einer Person als Contractor, obwohl das lokale Recht sie aufgrund der tatsächlichen Arbeitsbeziehung als Angestellte einstufen würde, was Steuernachforderungen, Bußgelder und arbeitsrechtliche Ansprüche nach sich ziehen kann.

Schlusscheckliste

• Prüfen Sie, dass die Person bestehende deutsche Beschäftigte ist und der US-Aufenthalt im Voraus auf höchstens fünf Jahre befristet ist.
• Schreiben Sie den Zeitraum als „bis zu 60 Monate (fünf Jahre)“ und nennen Sie DRV und DVKA.
• Stellen Sie den Antrag rechtzeitig über den zuständigen elektronischen Weg oder nutzen Sie bei der SVLFG-Ausnahme den angegebenen Fragebogen.
• Soll der Einsatz fünf Jahre überschreiten, fragen Sie früh nach einer Ausnahmevereinbarung und planen Sie eine Ablehnung ein.
• Prüfen Sie deutsche Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung gesondert, ebenso eine mögliche US-Arbeitslosen- oder Unfallversicherung.
• Klären Sie die Einkommensteuer nach dem Abkommen und die deutsche Lohnsteuer mit einer Beratung für Deutschland und die USA.
• Holen Sie Einwanderungsrat zu Visumklasse, Antragsteller und qualifizierender Unternehmensbeziehung ein.
• Vergleichen Sie Entsendung, lokale Anstellung und EOR anhand derselben Fakten und prüfen Sie die Betriebsstätte getrennt.