Mitarbeiter in Österreich anstellen: für Firmen aus CH und DE

Eine Schweizer oder deutsche Firma kann eine in Österreich arbeitende Person ohne österreichische Tochtergesellschaft anstellen, doch das österreichische Recht verlangt weiterhin Handlungen des Arbeitgebers. Die wichtigsten Schritte sind die Anmeldung bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) über ELDA vor Arbeitsantritt, die Wahl eines österreichischen Lohnsteuerwegs (freiwilliger Abzug oder Lohnbescheinigung auf Formular L 17), die Aushändigung eines Dienstzettels und eine Entlohnung mindestens auf Kollektivvertragsniveau. Pendeln, Telearbeit und kurze Entsendungen verändern den Weg durch eine A1-Bescheinigung, eine ZKO3-Entsendemeldung oder eine Abkommensregel. Ein Employer of Record (EOR) ist ein Modell zum Vergleich, keine Standardlösung.

Kurzantwort

Liegt eine lokale Anstellung, ein Grenzgänger, Telearbeit oder eine Entsendung vor?

Halten Sie Wohnsitz, Staatsangehörigkeit, alle tatsächlichen Arbeitsorte, die erwartete Tagesaufteilung und ein bereits bestehendes Arbeitsverhältnis mit Ihrem Unternehmen fest.

• Bei einer lokalen Anstellung lebt und arbeitet die Person dauerhaft in Österreich.
• Ein Grenzgänger wohnt in Deutschland oder der Schweiz und arbeitet an einem Arbeitsort in Österreich.
• Bei Telearbeit wohnt die Person in Österreich und arbeitet ganz oder teilweise von zu Hause für einen deutschen oder Schweizer Betrieb.
• Eine entsandte Person bleibt in einem bestehenden Arbeitsverhältnis mit Ihrem Unternehmen und arbeitet befristet in Österreich.

Die umgekehrte Richtung behandeln die Ratgeber in Deutschland einstellen von der Schweiz, von Österreich, in der Schweiz einstellen von Deutschland und von Österreich.

Wie melden Sie eine angestellte Person bei der österreichischen Sozialversicherung an?

Laut USP (Seite aktualisiert am 27. Januar 2026) muss der Arbeitgeber jede angestellte Person vor Arbeitsantritt beim zuständigen Krankenversicherungsträger anmelden. Die Anmeldung gilt nur, wenn sie elektronisch über ELDA erfolgt; laut USP gelten Papier-, E-Mail- und Telefonmeldungen grundsätzlich als nicht erstattet, und auf eine Vor-Ort-Anmeldung muss binnen sieben Tagen die elektronische folgen. Der Arbeitgeber braucht eine Beitragskontonummer, die einmalig beim ersten Dienstnehmer beantragt wird, kostenlos und in der Regel über ein Online-Formular der ÖGK.

Die USP-Seite richtet sich an alle Arbeitgeber. Sie beschreibt nicht, wie ein ausländischer Arbeitgeber ohne österreichische Adresse oder Steuernummer diese Nummer oder den ELDA-Zugang erhält. Fragen Sie daher vor dem Starttermin die ÖGK.

Wer trägt die Pflichten in der Sozialversicherung, Arbeitgeber oder Arbeitnehmer?

Die Europäische Kommission hält fest, dass eine Person jeweils nur den Rechtsvorschriften eines Landes unterliegt, normalerweise dem Land der tatsächlichen Arbeit, unabhängig von Wohnsitz oder Arbeitgebersitz. Für eine in Österreich arbeitende Person verweist das auf österreichisches Recht. Bei Arbeit in mehreren Ländern gilt der Wohnstaat, wenn dort mindestens 25 Prozent der Tätigkeit stattfinden, sonst der Staat des Sitzes des Arbeitgebers.

Die §§ 35 und 53 ASVG enthalten innerstaatliche Regeln, die Melde- und Beitragspflichten der angestellten Person auferlegen, wenn der Arbeitgeber keine inländische Niederlassung, Geschäftsstelle oder Niederlage (Betriebsstätte) hat. Beide nehmen Fälle aus, in denen das ASVG aufgrund der Verordnung (EG) 883/2004 anzuwenden ist (§ 35 Abs 4 lit b, § 53 Abs 3 lit b). Die Seite der Europäischen Kommission beschreibt diese EU-Koordinierungsregeln, und laut BSV wendet die Schweiz die Verordnungen 883/2004 und 987/2009 im Verhältnis zu EU- und EFTA-Staaten an (Grenzen des persönlichen Geltungsbereichs bestehen; das BSV schließt Drittstaatsangehörige aus). Im Normalfall dieses Ratgebers behält der Arbeitgeber daher die Pflichten.

Nach Artikel 21 der Verordnung 987/2009 kann ein Arbeitgeber ohne österreichische Niederlassung mit der angestellten Person vereinbaren, dass diese Zahlung und Meldungen übernimmt. Ein Leitfaden der österreichischen Sozialversicherungsträger von 2019 nennt, dass die Vereinbarung samt Dienstvertrag und Nachweis des anzuwendenden Arbeitsrechts an die ÖGK geht. Dieser Leitfaden äußert sich nicht zur Haftung, und das BSV hält für die Schweizer Seite fest, dass der Arbeitgeber nicht von der Haftung befreit wird. Behandeln Sie die Vereinbarung als Verfahrensoption und klären Sie die aktuelle ÖGK-Praxis vorher.

Gilt das BMSVG, beschreibt der Arbeitsbehelf der ÖGK einen Beitrag zur Betrieblichen Vorsorge (BV) von 1,53 Prozent des monatlichen Entgelts einschließlich Sonderzahlungen; er ist nur zu entrichten, wenn das Dienstverhältnis länger als einen Monat dauert (der erste Monat ist grundsätzlich beitragsfrei). Das BMSVG sagt nichts zum Sitz des Arbeitgebers, und der Leitfaden der österreichischen Sozialversicherungsträger von 2019 hält fest, dass der BV-Beitrag nicht unter die EU-Koordinierungsregeln fällt; es entscheidet daher österreichisches Recht beziehungsweise das Recht, das Ihren Vertrag regelt. Lassen Sie diesen Punkt beraten.

Wie wird die österreichische Lohnsteuer ohne österreichische Betriebsstätte behandelt?

Nach § 47 Abs 1 lit b EStG kann die Einkommensteuer auf Arbeitslohn als Lohnsteuer einbehalten werden, wenn der Arbeitgeber keine österreichische Betriebsstätte hat; der Wortlaut ist freiwillig. Wer einbehält, übernimmt die Lohnverrechnungspflichten der §§ 76 bis 79, 84 und 87, einschließlich des jährlichen Lohnzettels, der nach § 84 elektronisch bis Ende Februar des Folgejahres zu übermitteln ist.

Ohne Einbehalt verlangt § 47 Abs 1 lit c eine Lohnbescheinigung nach § 84a für Dienstnehmer mit unbeschränkter österreichischer Steuerpflicht, deren Tätigkeitsmittelpunkt im Kalenderjahr länger als sechs Monate in Österreich liegt. Sie geht bis Ende Januar des Folgejahres an das Finanzamt (bei elektronischer Übermittlung bis Ende Februar) und enthält mindestens Name, Wohnsitz, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und Bruttobezüge.

Die Lohnbescheinigung ist kein Steuerabzug. Das BMF hält fest: Muss der Arbeitgeber nicht einbehalten und sind die Einkünfte in Österreich voll steuerpflichtig, unterliegt die Person der Pflichtveranlagung und das Formular L 17 (vom BMF als Lohnausweis/Lohnbescheinigung bezeichnet) ist auszufüllen, grundsätzlich vom Arbeitgeber zu übermitteln. Für Bezüge, die nur zwölfmal im Kalenderjahr ausbezahlt werden, beschreibt das BMF einen vereinfachten Weg über die eigene Erklärung der Person (Formular L 1i, Kennzahl 359) statt L 17. Weisen Sie die Person darauf hin, dass sie eine österreichische Steuererklärung erwarten muss. Steuerbeträge nennt dieser Ratgeber nicht.

Welche österreichischen Arbeitsregeln gelten: Dienstzettel und Kollektivvertrag?

Regelt österreichisches Arbeitsrecht den Vertrag, verlangt § 2 AVRAG eine schriftliche Aufzeichnung der wesentlichen Rechte und Pflichten (Dienstzettel) “unverzüglich nach Beginn des Arbeitsverhältnisses”, auf Papier oder, wenn die Person es wählt, elektronisch. Sie umfasst unter anderem die Parteien, den Beginn, Kündigungsregeln, den gewöhnlichen Arbeitsort, das Entgelt, den Urlaub, die Normalarbeitszeit, anwendbare kollektive Regelungen sowie den Sozialversicherungsträger und die BV-Kasse. Einen Dienstzettel braucht es nicht, wenn ein schriftlicher Dienstvertrag alle Angaben enthält.

Beim Entgelt gibt § 3 Abs 1 LSD-BG einer Person mit gewöhnlichem Arbeitsort in Österreich einen zwingenden Anspruch auf das nach Gesetz, Verordnung oder Kollektivvertrag zustehende Entgelt. Hat der Arbeitgeber keinen Sitz in Österreich und gehört er keiner österreichischen, zum Abschluss von Kollektivverträgen befähigten Körperschaft an, besteht nach Abs 2 ein zwingender Anspruch auf das Entgelt, das vergleichbaren Arbeitnehmern vergleichbarer Arbeitgeber am Arbeitsort zusteht. Ein Kollektivvertrag bindet die Angehörigen der Vertragsparteien (§ 8 Z 1 ArbVG), prüfen Sie also die Mitgliedschaft, doch die Entgeltuntergrenze nach § 3 Abs 2 gilt für den oben beschriebenen ausländischen Arbeitgeber. Sie übernimmt nicht jede andere Kollektivvertragsbestimmung. Ermitteln Sie den Kollektivvertrag, der für vergleichbare österreichische Arbeitgeber Ihrer Branche gilt.

Wie verändern Grenzgänger aus Deutschland oder der Schweiz die steuerliche Lage?

Das Sozialversicherungsrecht folgt normalerweise dem Arbeitsort, ein in Österreich arbeitender Grenzgänger ist dort also typischerweise versichert. Die Steuer folgt den Abkommen.

Deutschland und Österreich. Nach Art 15 Abs 6 werden Gehälter einer in einem Staat ansässigen Person nur in diesem Staat besteuert, wenn sie dort in der Nähe der Grenze ihren Hauptwohnsitz hat und ihre Tätigkeit üblicherweise in der Nähe der Grenze ausübt. Das Protokoll erfasst Gemeinden, die ganz oder teilweise innerhalb von 30 km der Grenze liegen, auf jeder Seite. Die Tätigkeit wird üblicherweise in der Zone ausgeübt, wenn die Person an höchstens 45 Arbeitstagen im Kalenderjahr ganz oder teilweise außerhalb der Zone arbeitet und diese Tage 20 Prozent der tatsächlichen Arbeitstage nicht übersteigen. Sonst weist Art 15 Abs 1 das Besteuerungsrecht dem Tätigkeitsstaat zu, mit der 183-Tage-Ausnahme in Abs 2, die weitere Voraussetzungen hat. Die Regel verteilt Besteuerungsrechte; über den Lohnsteuerabzug entscheidet sie nicht allein.

Österreich und Schweiz. RIS zeigt die frühere Grenzgängerbestimmung, Art 15 Z 4, als aufgehoben durch BGBl. III Nr. 22/2007. Arbeitseinkünfte werden nach Art 15 Z 1 (Besteuerung im Tätigkeitsstaat) und Z 2 (183-Tage-Ausnahme) zugeordnet; im aktuellen Text gibt es keine besondere Grenzgängerausnahme. Am 30. Juli 2026 wurde ein Änderungsprotokoll unterzeichnet, doch die Ratifikation steht aus, und das BMF erwartet die Anwendung ab 1. Januar 2028. Die Mitteilung erwähnt weder Grenzgänger noch Telearbeit, und die Seite der Eidgenössischen Steuerverwaltung führt kein Protokoll von 2026. Wenden Sie das aktuell geltende Abkommen an.

Wie wirkt Telearbeit auf die Sozialversicherung?

Deutschland, Österreich und die Schweiz nehmen laut der Tabelle der Verwahrstelle seit 1. Juli 2023 am multilateralen Rahmenabkommen zur Telearbeit teil. Der Dachverband hält fest, dass es für Beschäftigte gilt, die im Wohnstaat mindestens 25 Prozent, aber weniger als 50 Prozent der gesamten Arbeitszeit in Telearbeit leisten. Arbeitgeber und Beschäftigte stellen den Antrag bei der zuständigen Stelle des Staates, dessen Recht gelten soll. Im typischen Fall dieses Ratgebers, einer in Österreich wohnhaften Person mit deutschem oder Schweizer Arbeitgeber, ist das der Staat des Arbeitgebers: Ein Schweizer Arbeitgeber stellt den Antrag, wie das BSV beschreibt, über seine AHV-Ausgleichskasse, und die Tabelle der Verwahrstelle nennt für Deutschland den GKV-Spitzenverband (DVKA) als Kontaktinstitution. Der Dachverband beschreibt das österreichische Verfahren für Fälle, in denen österreichisches Recht gelten soll (er prüft den Antrag und informiert die ausländische Behörde, und der Krankenversicherungsträger stellt das PD A1 aus). Die Genehmigung gilt bis zu drei Jahre und kann verlängert werden.

Selbständige Tätigkeit, Mischfälle und Drittstaatsfälle sind ausgeschlossen. Telearbeit von 50 Prozent oder mehr fällt außerhalb des Rahmenabkommens; der Dachverband verweist solche Fälle auf einen individuellen Antrag auf Ausnahme nach Artikel 16 der Verordnung 883/2004. Ohne Ausnahme gilt grundsätzlich das Recht des Wohnstaats, wenn dort mindestens 25 Prozent der Arbeit geleistet werden. Ziel ist, dass die Person im Staat des Arbeitgebers versichert bleibt, wie das BSV es für die Schweiz beschreibt. Das ist ein Antragsweg, keine automatische Regel, und er betrifft nur die Sozialversicherung, nicht die Steuer. Siehe den Ratgeber zur A1-Bescheinigung.

Was gilt bei einer vorübergehenden Entsendung nach Österreich?

Arbeitgeber mit Sitz in einem EU- oder EWR-Staat oder in der Schweiz müssen jede Entsendung vor Arbeitsbeginn der Zentralen Koordinationsstelle melden, ausschließlich über die elektronischen Formulare des BMF (§ 19 LSD-BG); das USP nennt das Formular ZKO3. Spätere Änderungen sind unverzüglich zu melden (das USP nennt dafür das Formular ZKO3A). Bei wiederholten Entsendungen im Rahmen von Dienstleistungsverträgen oder innerhalb eines Konzerns kann eine Meldung einen Rahmenzeitraum von bis zu sechs Monaten abdecken (Abs 5). Die seit 1. August 2026 geltende Fassung ergänzt eine Meldung für den Bausektor über die BauID-Karte (Abs 5b), die auf Entsendungen anzuwenden ist, die nach dem 31. Dezember 2026 beginnen. Die Meldung enthält Angaben zum Arbeitgeber, eine in Österreich anwesende Kontaktperson, den österreichischen Auftraggeber, Identität, Sozialversicherungsnummer, zuständigen Versicherungsträger und Staatsangehörigkeit jeder Person sowie Entsendezeitraum und Arbeitszeit.

Während der Entsendung sind am Arbeitsort bereitzuhalten oder dort elektronisch zugänglich zu machen: die A1-Bescheinigung, wenn die Person nicht in Österreich versichert ist, die Meldung und eine allfällige Bewilligung des Herkunftsstaats (§ 21), dazu Dienstvertrag oder Dienstzettel, Lohnabrechnungen oder Zahlungsnachweise sowie Arbeitszeitaufzeichnungen und, wenn sich die Einstufung nicht aus den übrigen Unterlagen ergibt, Einstufungsunterlagen in deutscher oder englischer Sprache (§ 22). Laut Europäischer Kommission bleiben entsandte Personen bis zu 24 Monate im Entsendestaat versichert, unter bestimmten Voraussetzungen. § 3 Abs 3 LSD-BG gibt einer nach Österreich entsandten Person für die Entsendung einen zwingenden Anspruch mindestens auf das gesetzliche, verordnete oder kollektivvertragliche Entgelt, das vergleichbaren Arbeitnehmern vergleichbarer Arbeitgeber am Arbeitsort zusteht. Klären Sie Strafen und das aktuelle Formular mit dem BMF; dieser Ratgeber nennt keine.

Welche Arbeits- und Aufenthaltsregeln gelten für die Person?

Laut migration.gv.at genießen Staatsangehörige der EU, des EWR und der Schweiz Arbeitnehmerfreizügigkeit und dürfen eine Arbeit zu denselben Bedingungen aufnehmen wie österreichische Staatsangehörige. Nach oesterreich.gv.at muss eine EU-Bürgerin oder ein EU-Bürger (EWR- und Schweizer Staatsangehörige werden gleich behandelt), die oder der sich als Arbeitnehmer länger als drei Monate aufhält, innerhalb von vier Monaten nach Einreise eine Anmeldebescheinigung beantragen, und wer eine Unterkunft bezieht, meldet sich nach dem Meldegesetz an. Drittstaatsangehörige, die in Österreich leben und arbeiten wollen, können eine Rot-Weiß-Rot-Karte beantragen, die nach einem Punktesystem beurteilt wird; sagen Sie eine solche Stelle erst zu, wenn die Behörden den Weg bestätigen.

Was braucht eine getrennte Unternehmenssteuer- und Abgabenprüfung?

Die Kommunalsteuer wird auf Arbeitslöhne erhoben, die Dienstnehmern “einer im Inland (Bundesgebiet) gelegenen Betriebsstätte des Unternehmens” gewährt werden (§ 1 KommStG); nach § 4 ist eine Betriebsstätte jede feste örtliche Anlage oder Einrichtung, die dem Betrieb dient. Ob das Homeoffice einer angestellten Person eine österreichische Betriebsstätte Ihres Unternehmens begründet, ist eine Tatsachenfrage, die Beratung braucht; siehe den Ratgeber zu Betriebsstätte und Homeoffice im Ausland. Nach § 41 FLAG haben alle Dienstgeber, die im Bundesgebiet Dienstnehmer beschäftigen, den Dienstgeberbeitrag zu leisten. Klären Sie mit dem österreichischen Finanzamt, wie das für einen ausländischen Arbeitgeber ohne Betriebsstätte gilt; einen Satz nennt dieser Ratgeber nicht.

Was bedeutet das für Ihr Anstellungsmodell?

Den allgemeinen Vergleich finden Sie im Ratgeber Mitarbeiter im Ausland einstellen: Anstellung, Freelancer oder EOR und unter Was ist ein Employer of Record?. Das EOR-Modell in den Heimatmärkten erklären Employer of Record in Deutschland und Employer of Record in der Schweiz.

Warum ist der Contractor-Status keine Vertragswahl?

Nach § 4 Abs 2 ASVG ist Dienstnehmer, wer in einem Verhältnis persönlicher und wirtschaftlicher Abhängigkeit gegen Entgelt beschäftigt wird, und Personen mit freiem Dienstvertrag gelten vorbehaltlich Abs 4 für das ASVG als Dienstnehmer. Das USP nennt als Merkmale eines freien Dienstvertrags unter anderem fehlende Weisungsbindung, selbst organisierten Arbeitsablauf, wesentliche Betriebsmittel des Auftraggebers und Entlohnung nach Zeit, und hält fest: “Entscheidend ist, wie sich das Vertragsverhältnis im Einzelfall tatsächlich gestaltet.” Ein Werkvertrag schuldet ein bestimmtes Ergebnis, und der Auftragnehmer plant selbständig mit eigenen Betriebsmitteln. Lesen Sie den Ratgeber zur Scheinselbstständigkeit, bevor Sie sich auf eine Contractor-Behandlung stützen.

Wann kann ein EOR helfen?

Ein EOR kann helfen, wenn eine Anstellung die richtige Beziehung ist, keine geeignete österreichische Konzerngesellschaft bereitsteht und Sie die Registrierungen nicht selbst betreiben wollen. Das schriftliche Angebot muss die österreichische Arbeitgebergesellschaft und die Aufgabenteilung nennen.

Dieser Ratgeber hat nicht geprüft, wie das österreichische Recht der Arbeitskräfteüberlassung (das Arbeitskräfteüberlassungsgesetz) auf ein EOR-Modell anzuwenden ist. Fragen Sie den Anbieter schriftlich nach seiner Rechtsgrundlage, in Österreich als Arbeitgeber aufzutreten, und klären Sie die Antwort mit der zuständigen österreichischen Behörde.

Deel beschreibt die Schritte zur Erstellung eines EOR-Vertrags in seinem Help Centre (siehe Quellen). Prüfen Sie dort die aktuellen Schritte, einschließlich möglicher Rollen- und Standortbeschränkungen, und holen Sie bei Deel eine schriftliche Bestätigung zu österreichischem Ort, Rolle und Arbeitgebergesellschaft ein.

Passt das Modell nach dem Vergleich, bei Deel EOR-Optionen für Österreich erfragen (öffnet in neuem Tab). Vergleichen Sie es mit direkter Anstellung und einer geeigneten Konzerngesellschaft.

Wann kann ein EOR nicht passen?

Ein EOR kann ungeeignet sein, wenn Ihre Gruppe bereits eine geeignete österreichische Gesellschaft hat, die direkte Anstellung mit einem österreichischen Lohnverrechner oder Steuerberater beherrschbar ist, der Anbieter die konkrete Rolle nicht akzeptiert oder die langfristige Tätigkeit eine eigene Präsenz in Österreich verlangt. Er begründet keinen Contractor-Status, entscheidet nicht über Ihre Betriebsstättenposition und ändert die Zuordnung nach dem Abkommen nicht.

Wichtige Begriffe

Angestellte Person

Eine Person, die über einen lokalen Arbeitsvertrag beschäftigt wird, wobei der Arbeitgeber für Lohnabrechnung, Sozialabgaben und die Einhaltung des lokalen Arbeitsrechts verantwortlich ist.

Contractor (Selbstständige Person)

Eine selbstständige Person oder ein Unternehmen, das für bestimmte Leistungen auf Basis eines Dienst- oder Werkvertrags beauftragt wird, ohne den arbeitsrechtlichen Schutz oder die Lohnabrechnungspflichten, die für Angestellte gelten.

Employer of Record (EOR)

Ein Drittanbieter, der eine Person im Auftrag eines Kundenunternehmens rechtlich anstellt, in einem Land, in dem das Kundenunternehmen keine eigene Gesellschaft hat, und dabei lokale Lohnabrechnung, Verträge und Compliance übernimmt.

Betriebsstätte

Ein steuerlicher Begriff für eine feste Geschäftseinrichtung oder ausreichende Geschäftstätigkeit in einem Land, die für ein ausländisches Unternehmen lokale Unternehmenssteuerpflichten auslösen kann.

Scheinselbstständigkeit

Die Behandlung einer Person als Contractor, obwohl das lokale Recht sie aufgrund der tatsächlichen Arbeitsbeziehung als Angestellte einstufen würde, was Steuernachforderungen, Bußgelder und arbeitsrechtliche Ansprüche nach sich ziehen kann.

Schlusscheckliste

• Lokale Anstellung, Pendeln, Telearbeit und Entsendung trennen; Staatsangehörigkeit und Arbeitstage festhalten.
• Bei der ÖGK klären, wie ein ausländischer Arbeitgeber eine Beitragskontonummer erhält, dann vor Arbeitsantritt über ELDA anmelden.
• Nicht davon ausgehen, dass die Person die Beiträge trägt; eine Vereinbarung nach Artikel 21 nur als Verfahrensoption nutzen.
• Lohnsteuerweg wählen: freiwilliger Abzug oder Lohnbescheinigung (Formular L 17) mit österreichischer Veranlagung.
• Dienstzettel ausstellen und den Kollektivvertrag vergleichbarer Arbeitgeber ermitteln.
• Bei Entsendungen die ZKO3-Meldung vor Arbeitsbeginn einreichen und A1 sowie Lohnunterlagen am Arbeitsort bereithalten.
• Das geltende Abkommen anwenden und Betriebsstätte, Kommunalsteuer und Dienstgeberbeitrag getrennt prüfen.
• Bleibt ein EOR passend, bei Deel erfragen, ob ein EOR-Modell zu Ihrer Rolle in Österreich passt (öffnet in neuem Tab) und die schriftliche Antwort mit einer Alternative vergleichen.